Věci, které zdržují od práce. Jak s nimi zatočit?

Znáte ten pocit, kdy celý den pracujete a večer před sebou máte stejně práce jako ráno? Pravděpodobně za to může některá z 10 věcí na tomto seznamu. Další tipy nasbírejte ve středu 2. září od 20 hodin na webináři Filipa Dřímalky.

« 3 minuty čtení »

shutterstock_78010705

↑ Věčně nestíháte? Co zkusit část práce outsourcovat jinam?

1. Podcenili jste plán

Příchod do práce, pozdrav kolegům, ranní káva a hurá pracovat. Otevíráte e-mail, zaznačíte si důležité zprávy a začnete se jim věnovat. Během práce vás mnohokrát někdo vyruší, přijdou další maily, které je třeba hned řešit, a najednou vám připadá, že vůbec nestíháte.

Vyřešte tento problém dříve, než vůbec nastane. Vytvořte si plán. Plánovat můžete i na měsíc dopředu, nic tím nezkazíte. Vždy byste ale měli mít plán na týden dopředu a každý den ráno si rozložit práci. Plán si nenechte narušit. Nové úkoly, které přijdou během dne, dávejte na konec svého to-do listu pro daný den (pokud nemají vyšší prioritu).

2. Vyrušování od kolegů

Kolegové vás budou vyrušovat od práce vždy. Jenže proč vás vyrušují? Objevili nečekaný problém, se kterým si opravdu neví rady? V pořádku, pomozte jim. Chtějí si pouze poklábosit? Pozvěte je na oběd, kde najdete pro konverzaci prostoru až až. Alternativou je home office nebo práce z domu, ale ne vždy to firma ­povolí.

3. Internet, novinky, sociální sítě

Potřebuje tento bod další komentář? Zajímavé je, že neefektivní trávení času na internetu je tak nenápadný žrout času, že si člověk mnohdy ani neuvědomí, že právě strávil půl hodiny bezprizorním surfováním. Řešením je například aplikace Time Rescue, která vám pomůže odhalit, zda čas trávíte efektivně.

» 2. září od 20 hodin: webinář s Filipem Dřímalkou na téma jak získat víc času

4. Závislost na mailu

Kontrolujte svou schránku pouze v dané časy. Po příchodu do práce vyřešte nejtěžší úkoly a až poté otevřete e-mail. Podruhé e-mail kontrolujte po obědě (za předpokladu, že do oběda máte pořád co dělat). A na závěr před odchodem z práce. Až toto poprvé zkusíte, dostaví se „absťák“. Podobně jako s internetem si totiž ani neuvědomíte, že si své e-maily často kontrolujete.

5. Meetingy

Kdysi jsem na sociálních sítích viděl obrázek s textem: „Jsi opuštěný, nudíš se, máš splín? Uspořádej meeting.“ Bohužel je to často pravda. Kamarád v nadnárodní korporaci tráví schůzkami až pět hodin denně. Řešením je příliš časté meetingy odmítat, nechodit na ně. Po čase všichni zjistí, že mohou většinu věcí vyřešit elektronicky nebo po telefonu. Velmi dobrým řešením je nastavit na začátku meetingu limit: „Za půl hodiny musím jít, protože…“ Půlhodina pro většinu efektivních meetingů stačí.

6. Nekonečné telefony

Telefon jsem v předchozím bodě zmínil jako efektivní způsob komunikace, ale nic se nemá přehánět. Telefon (respektive Skype konferenční hovor) je efektivní, pokud ho domluvíte dopředu nebo se týká urgentní záležitosti. Nebezpečné jsou telefony kvůli věcem, které jdou bez problémů vyřešit přes e-mail, nebo zbytečně dlouhé telefonáty. Pokud tušíte, že člověk na druhé straně má rád dlouhé hovory, pomáhá říci: „Mám 5 minut, poté začíná meeting.“

7. Čekání na potvrzení

K pokračování potřebujete pouze schválení vašeho požadavku a ono ne a ne přijít? Potřebujete, aby vám jednoduchou věc schválila centrála v zahraničí? Toto je věčná bolest velkých společností a jediným řešením je komunikace. Pokuste se pro sebe získat více pravomocí. Většina nadřízených bude souhlasit, když řeknete: „Prosím tě, rád bych tyto věci řešil rychleji, ale nemohu. Co kdybychom se domluvili, že budu sám moci rozhodnout o všem do XY Kč?“

Projektak

↑ Miliarda věcí a hotová měla být před hodinou. Znáte to také?

8. Spadla „bomba”

„Máme šanci získat tohoto klienta, ale musíme poslat nabídku do zítra!“ – „Spadl nám server.“  – „Poslali jsme součástky na jiný typ auta!“ Stane se. S tímto vyrušením nic neuděláte, jenom je nutné, abyste nebyli vyrušování příliš často. Pokud se něco podobného stává několikrát denně, něco je špatně, najděte co nejdříve příčinu.

9. Neefektivní činnosti

Kdysi jsem slyšel příběh ředitele velké firmy, který trávil pět hodin denně řízením auta. Největší mozek ve firmě a pět hodin denně řídí auto, aby mohl čtyři hodiny být na schůzkách s důležitými obchodními partnery. Domů se vracel pozdě večer.

Vše vyřešilo najmutí řidiče. Získal tak pět hodin a přestala ho bolet záda. Nesedíte za volantem denně také mnoho hodin? Nešlo by některé z vašich činností outsourcovat, abyste se mohli věnovat tomu opravdu důležitému? V dnešní době je možné outosourcovat cokoliv. Dokonce díky virtuálním asistentkám i platby nebo osobní věci (najděte mi spoj, kupte dárek tomu a tomu, vystůjte za mě frontu na úřadě).

10. Věnujete se operativě

Potkal jsem senior specialistu, který trávil tři hodiny denně tvorbou opakujících se nabídek, děláním stále stejných reportů a přepisováním dat z jedné databáze do druhé. Tyto činnosti pro něj byly nejen extrémně nudné, ale i výrazně finančně neefektivní pro firmu. Řešením je najmout studenta na částečný úvazek nebo již zmiňovaný outsourcing.

Pokud chcete outsourcovat chytře, přihlaste se na webinář s Filipem Dřímalkou, který pomáhá s outsourcingem předním českým společnostem.

Michael Illa, EasyTask

Další články k tématu

Prokrastinaci můžete přemoct. Petr Ludwig ví, jak na to

Jeho knihu Konec prokrastinace si doteď koupilo na 35 tisíc lidí a v Česku se tak zařadila mezi bestsellery. V Rusku se mezi byznys knihami vyšplhala na druhé místo, překládá se také do polštiny, němčiny, angličtiny, bulharštiny a švédštiny. Petr Ludwig, bojovník za konec prokrastinace a bořitel mýtů a polopravd v oblasti osobního rozvoje, jede … číst více

5 nej kariérních článků, které stojí za přečtení

Jaké kariérní tipy má cenu číst? Inspirujte se tím, co čtou ostatní. Vybrali jsme pro vás články, které vás na Jobs.cz nedávno výrazně zaujaly. Nahlédněte do kanceláří předních českých technologických firem a hned potom zjistěte, čím odsuzujete své CV k vyhození do koše. Když vám firma po měsíci odpoví, nezabijte své šance už první větou, … číst více

Jak v roce 2015 zatočíte se „žrouty“ energie?

S blížícím se koncem roku mnohým z nás ubývá energie a sil, které potřebujeme pro zvládání pracovních úkolů (projektů) a také pro naplánování aktivit pro rok příští. Jak to máte s energií vy? Využíváte dostatečně své zdroje pro obnovu energie a poznáte včas „žrouty“ energie? » 3 minuty čtení « ↑ Dobít baterky. Vzpomeňte si: … číst více

Dovolená letos nebude? Léto si užijete i jinak. Máme tipy

Patříte mezi „šťastlivce“ pracující v oboru, kde léto znamená sezónu? Nebo prostě nejste dostatečně letní typy, abyste si pro horké dny brali dovolenou? Tak či onak, i v létě by si každý měl najít čas na zábavu či vzdělání. Podívejte se, jak naložit s létem, když nemáte dovolenou. » 2 minuty čtení « ↑ Idylka. Nebuďte smutní, pokud vám … číst více