Pomoc, zas to má být ASAP! Už fakt nestíhám…

Je pravda, že žijeme v rychlé době. Nároky na nás jsou čím dál větší. Logicky se očekává, že stihneme víc a víc. Nikdy není hotovo a pořád máme zpoždění. S pocitem, že nestíháme, se potýkáme v podstatě všichni. Ale je všechno opravdu pozdě? Otázka totiž začíná určením deadlinu. Na co se vyplatí nezapomínat a jak přistupovat k termínům tak, aby vás nezavalily?

« 3 minuty čtení »

Jsou deadliny skutečné?

Dostali jste termín dokončení v zadání od šéfa? Ujistěte se, že je to skutečně jediný a finální termín. Řada šéfů si raději nechává bezpečnostní rezervu. Je-li tomu tak, měli byste o ní vědět a vzájemně si ji odsouhlasit. Jedině tak můžete správně určit priority. Vyvarujete se zbytečnému stresu, kdy budete s jazykem na vestě v přesčasech dokončovat něco, co jste mohli odevzdat o dva dny později – s klidnějším pocitem i lepší kontrolou.

↑ Ten dělá to a ten zase tohle – a všichni toho najednou dělají až moc.

» Podívejte se na nové nabídky práce

ASAP je blbost

Řekl vám někdo, že tenhle projekt potřebuje ASAP? (tedy as soon as possible, jak nejdříve to jde) Takové zadání je přinejmenším vágní. Co je pro vás brzy, nemusí být dostatečně brzy pro druhé. Snažte se zjistit reálný termín – v závislosti na dalším postupu v rámci projektu určitě nějaký termín existuje (například nejbližší prezentace vedení, kde je potřeba projekt představit). Pokud termín nedostanete, pravděpodobně to není priorita, a můžete to s klidným svědomím odložit.

Buďte realističtí i vy

Pokud sami stanovujete kolegům termíny, buďte realističtí. Vyžaduje-li odevzdání spolupráci více lidí, poraďte se s nimi, co lze stihnout a co už ne. Dáte-li všem nereálné termíny, hned na začátku dostanou nechuť vůbec něco zkoušet a pravděpodobně to vzdají dřív, než začnou.

Je třeba revidovat

Zejména pokud pracujete na delších, větších úkolech, je deadliny potřeba pravidelně revidovat. Čím větší projekt, tím spíše se vyskytne nějaký nepředvídatelný problém. Možná jste s tím v původním plánu počítali, ale možná ne. Nastat může i opačná situace: něco jde lépe, než jste čekali. Pokud upravíte termín takového projektu, otevře se ve vašem plánu prostor pro další.

Termíny pro drobné úkoly

Každý máme hromadu drobných úkolů, jako třeba někam zavolat, vyplnit nějaký formulář. Pokud takovým aktivitám určujeme nějaký termín, často máme tendenci je odkládat. Protože „to přece počká”. Vyzkoušejte pravidlo 3 minut. Pokud narazíte na úkol, který vám zabere méně než zmíněné tři minuty, vyřešte ho hned. A pokud zrovna nemůžete, naplánujte si ho spolu s ostatními podobnými úkoly na další den, například jako první věc ráno, tak říkajíc „na rozjezd”. Nemusíte u toho moc přemýšlet a budete mít hned ráno skvělý pocit, kolik jste toho už udělali.

» Proč je věta „na to já nemám čas“ jen mýtus

Šetřeme se

Jsme jen lidi. Nemůžeme pracovat 20 hodin denně. Vlastně můžeme, ale pravděpodobně nás to brzy dožene. Občas si toho nabíráme moc. Vyvarujte se tomu. Nezačínejte pět různých projektů. Dobře si rozmyslete, do čeho se pustit právě teď a co odložit. Zvolte si své priority a těm věnujte plné soustředění a pozornost. Výsledek bude nejen dříve hotový, ale i kvalitnější. Roztěkanost a odbíhání od jednoho k druhému nepřinese nic než chyby a problémy.

Lucie Klabanová

Manažerka a autorka projektu make-it-easy.cz, který pomáhá manažerům zjednodušit způsob organizace práce a řízení lidí.

Další články k tématu

5 znamení: jak poznáte, že je čas změnit práci

Dobře odvedenou práci šéf přechází mlčením. Ubíjí vás rutina. V práci je podstav a manažer s hledáním náhrady nespěchá. Přečtěte si, jakých 5 znamení říká, že je čas změnit práci. » 2 minuty čtení « 1. Neslyšíte „díky“ Můžete skákat po hlavě, ale šéf vždy zavrčí maximálně: Ale jo, šlo to. Poděkování za dobře odvedenou … číst více

Záživnější a kratší porady: 3 věci, které k tomu pomohou

Sáhodlouhé porady. Dvě hodiny, možná i víc. V hlavních rolích: powerpoint, nekonečná diskuze a kolegové v polospánku. Přitom stačí pár změn, trochu otočit myšlení a na porady se můžete dokonce… těšit. Víme, jaké tři triky vám k tomu pomohou. » 2 minuty čtení « ↑ Budíček! Porady vůbec nemusí být uspávací. 1. Tužka a velký papír: vizuální … číst více

Už prostě nemůžu! Jak překonat vyhoření v práci

Neustále máte pocit, že nestíháte. Připadá vám, že vaše práce nemá smysl. Špatně spíte a pořád jste podráždění. Možná je to tím, že jste v zaměstnání spálili sami sebe. Pojďme si říct, jak preventivně dobíjet baterky – a kudy ven, když už hoří. » 3 minuty čtení « ↑ Jak se pozná náběh na vyhoření? Nejprve … číst více

Chaos, neplnění slibů a další věci, které nás v práci štvou

I když ale máte práci snů, najdou se věci, které vás můžou každý den štvát. Tak schválně, je to některá z těchto?  1. Nedostatek informací Je to opravdový paradox. Žijeme v době, kdy máme neomezené možnosti spolu komunikovat, ať jsme kdekoli. Přesto občas ztrácíme schopnost předávat si ty důležité informace ve správnou dobu. Informací je kolem nás … číst více