Zkroťte svůj mail: tipy, jak se neutopit ve zprávách

Je jich moc. Kvůli záplavě zbytečných přehlédnete ty důležité. Denně ztratíte dvě hodiny jen jejich kontrolováním. Znáte to? Máme pár tipů, jak nebýt otrokem své mailové schránky.

« 2 minuty čtení »

↑ „Ok, podívám se na to.” I tohle lidé posílají v kopii dalším 10 lidem a pak se diví, že jsou zavaleni zbytečnými e-maily.

1. Označte vše jako přečtené

Tohle je první krok. Jsou lidé, kteří nesnesou, aby jim schránka ukazovala jakékoliv nepřečtené zprávy. A jsou lidé, kteří jich tam mají s klidem 5.796 a je jim to jedno. Jenže pak už je jedno, jestli k těm 5.796 přibude dalších 20, protože to už je jen kapka v oceánu.

Takže:

1. Označte vše jako přečtené.
2. Projděte si jen zprávy z posledního týdne. Označte jako nepřečtené ty, které vyžadují nějakou akci.
3. Na starší zprávy se vykašlete. Pokud byly důležité, už jste s nimi něco museli udělat sami. A nebo se jejich pisatel připomene.

2. Vyřešte, delegujte, odložte, smažte!

Když vyřešit e-mail zabere jen pár minut, udělejte to hned. Ne, později se vám nebude chtít víc. Pokud potřebujete informace nebo zásah někoho jiného, přepošlete mu zprávu a přidejte se do kopie. Taky hned.

Balast smažte nebo označte jako spam. Někteří lidé si vytvoří složku, kam se jim kopírují všechny příchozí e-maily. Tu používají jako zálohu a ze svého inboxu průběžně všechno mažou. Nebo všechny vyřešené zprávy ihned přesuňte do archivu. A užívejte si čistý stůl. Inbox na nule. Někomu ke klidu pomáhá už „nepřečtené na nule”.

3. A tohle všechno jen 3x denně

E-mailová schránka je podobný žrout pozornosti jako Facebook. Mít ji neustále otevřenou v liště a vědět o každé nové zprávě je nutné jen v některé práci. Většině lidí neustálé kontrolování pošty především krade čas. Sami víte, že na většinu zpráv stejně nezareagujete hned. Spíš jste zvědaví, jestli vám nepřišlo něco zajímavého. Spočítejte si někdy, kolikrát za den projíždíte poštu jen tak z nechuti pustit se do něčeho jiného, jenže na její vyřízení v danou chvíli stejně nemáte čas.

Je dobré naučit si lidi v okolí, ať vám v urgentních případech zavolají nebo pošlou SMSku. A e-mail kontrolovat ideálně třeba dvakrát za den. Potřetí za odměnu. Pokud si vyčleníte v průběhu dne dva časy, kdy budete poštu vyřizovat (nikoliv monitorovat), nejspíš od vás většina lidí v důsledku dostane odpověď dřív.

4. Naplánujte, kdy vyřešíte složité e-maily

To jsou ty e-maily s hvězdičkou. Ty, co zaberou víc než pár minut.

1. Ujasněte si, co pro ně potřebujete. A kdy se tím budete zabývat. A klidně si to dejte do kalendáře.
2. Pokud to chvilku potrvá, napište adresátovi, že na tom pracujete a kdy může čekat nějaký výstup. Neodkládejte zprávu s tím, že „už mu to chcete poslat i s hotovou prací”. Tisíce vysokoškoláků se kvůli tomu půl roku neozvalo vedoucímu diplomové práce, a je jim čím dál trapnější mu psát.

5. Posílejte si, co budete potřebovat najít

Pokud právě teď pracujete s něčím, co budete ještě potřebovat, přepošlete to sami sobě. A do předmětu napište taková klíčová slova, podle kterých to snadno dohledáte.

6. Buďte struční a konkrétní

Zvlášť pokud jde o pracovní komunikaci, pište už předměty e-mailů tak, aby bylo zřejmé, o co se jedná. Ať se v komunikaci všem dobře hledá. Zkontrolujte pokaždé, jestli už samotný předmět podává jasnou informaci.

A konkrétní buďte i v mailu. Zkracujte. Používejte odrážkové seznamy. Vždy jasně napište, co e-mail pro koho znamená. Co by kdo měl v reakci na něj udělat. Napište i to, že nikdo reagovat nemusí, že je mail čistě informativní. Usnadníte tak život mnoha jiným lidem, kteří se topí ve svých e-mailových schránkách.

A jeden bonusový tip na závěr:

Dejte si do automatického podpisu něco lidského. A stejně tak do automatické odpovědi v nepřítomnosti. Nejen formální zprávu, ale něco, co byste byli schopní říct oblíbenému kolegovi. Neušetříte tím čas, ale budete sympatičtější svým adresátům.

Nela Wurmová