Nestíháte? Řešení je jednodušší, než si myslíte

Nemám čas – tuhle větu dnes říkáme a slýcháme čím dál častěji. I přesto, že času jsme nikdy neměli víc. Co se to s námi děje, že věčně nestíháme? A můžeme to změnit? Svůj čas se na kurzu s názvem Time Management učila řídit naše spolupracovnice Jana Benešovská.

Pradědečci pracovali 70 hodin týdně

Člověk nikdy neměl tolik času jako v 21. století. Délka života se oproti našim prapředkům skoro zdvojnásobila a stále méně času nám zabírá práce: ještě v půlce 19. století pracovali dělníci i sedmdesát hodin týdně, dnes je pracovní doba 40 hodin. Zároveň ale z nejrůznějších výzkumů vychází, že lidé mají pocit spěchu, jsou ve stresu a – ruku na srdce – znáte někoho, kdo dneska stíhá?

Všichni máme stejných 24 hodin

Já nestíhám, a tak jsem vyrazila do počítačové školy Gopas dozvědět se, jak to změnit. Lektor Martin Vitouš, který sám coby manažer řídí projektové týmy v německé pobočce zahraniční firmy, nás hned na začátku upozorňuje, že času máme všichni stejně: 1 den, 24 hodin, 1440 minut a 86 400 sekund. A že čas se řídit nedá. Jediné, co lze řídit, jsme my sami. „Proto je kurz s názvem Time management vlastně nesmysl. Kdybych ho ale nazval třeba Sebeřízení, našli by lidé dostatek odvahy přihlásit se?“ ptá se lektor. Nejspíš ne. Všichni jsme totiž dost udivení, když slyšíme, že za nestíhání nemohou hodiny, kolegové v práci, ani počet e-mailů, ale jen a pouze my sami.

↑ Nestíhááám! Nesvádějte nedostatek času na kolegy nebo e-maily, jen neumíte svůj čas řídit.

Víte, kdo jste?

Protože řídit sami sebe můžete jenom za předpokladu, že se dobře znáte, je téměř celý první den kurzu věnován otázce sebepoznání. Máme zjistit, kdo jsme, jací jsme, co rádi děláme, co nás motivuje, co umíme, co chceme, co čekáme od okolí, co chce naopak okolí po nás a tak všelijak dále. K tomu existují jednak celé baterie testů, z nichž některé jsou dostupné i na internetu nebo pomůcka čnící nade všechny – papír a tužka.

Teorie nestačí, chce si to „zažít“

Přečetla jsem v životě spoustu knih věnovaných sebepoznání a osobnímu rozvoji, ale na úkoly v nich zadané nikdy nedošlo. Říkala jsem si, že je to všechno nad slunce jasné, tak proč bych si tyhle věci psala? Bohužel, nebylo, což jsem naplno pochopila až na kurzu time managementu. Tam jsem totiž pravidelně několikrát denně dostala po dávce teorie i volný čas na praxi. A snad i proto, že v učebně ho vlastně nešlo strávit jinak, došla jsem si pro kávu a s papírem a tužkou přemýšlela nad tím, kdo jsem vlastně já – Jana Benešovská. Tyto úkoly jsme si přitom následně vyhodnocovali každý sám pro sebe, aby nikdo neměl pocit, že sděluje své intimno cizím lidem.

Jak si zorganizovat čas

Zorganizovat si čas zjednodušeně řečeno znamená dělat správné věci. Tedy takové, které vedou k naší vlastní spokojenosti. Což úzce souvisí s cíli, které v životě máme a cíle zase s rolemi, které hrajeme. Každý jsme dítětem, rodičem, manželem nebo manželkou, pracovníkem… K rolím nejen že patří určité povinnosti, ale také přání. Některé jsou pro nás důležité více, jiné méně, což ale nezjistíte, dokud se upřímně nepodíváte sami do sebe. Cíle pro jednotlivé role by přitom měly být co možná nejkonkrétnější, „být dobrým synem nebo dcerou“ chce totiž každý bez rozdílu. Co konkrétně to ale znamená pro vás osobně? A co to znamená pro vaše rodiče?

↑ K tomu, abyste měli čas pod kontrolou, vám bude stačit i papír a tužka.

Představte si vlastní pohřeb

Ke stanovování cílů existuje jedna užitečná pomůcka. Když už v přemýšlení nevíte kudy kam, zkuste se zeptat sami sebe, co byste rádi, aby o vás lidé prohlásili při smuteční řeči na vlastním pohřbu. Na něm jsou různí řečníci a řekněme, že jedněmi z nejdůležitějších jsou vaše děti. Pokud si přejete, aby při této příležitosti řekly, že jste byli dobrými rodiči a byli jste k dispozici vždycky, když vás potřebovaly, uvědomíte si, že toto musíte začít naplňovat teď hned. Když od vás totiž vaši potomci uslyší, že jen doděláte něco na počítači nebo dopíšete e-mail a pak se jim budete věnovat, pravděpodobně o vás na kremaci nic extra dobrého neprohlásí.

Úkoly? Ty nejsou moje

Mnoho lidí žije s pocitem, že úkoly, které mají, nejsou jejich, že jim je dal někdo zvnějšku a dělat je musí. Takové úkoly se jim pak nechce plnit. Radši tudíž místo nich hledají nějaké rychle momentální uspokojení – proto mnoho lidí ve chvílích největšího stresu surfuje na internetu, píšou si se známými na Facebooku nebo prokrastinují úklidem pracovního stolu. Protože v našem kurzu mluvíme o time managementu, píšeme si na papír, kolik času strávíme ranní hygienou, kolik v práci, kolik s dětmi, o samotný počet minut nebo hodin ale až tolik nejde. Mnohem důležitější je jiná otázka, totiž: posouvají mě činnosti, které dělám, k cílům, které mám? A pokud ne – proč na ně plýtvám čas?

Co chci v životě opravdu dělat?

Pro plánování času můžete použít některou z mnoha metod. Dvě nejznámější a ve světě nejpoužívanější vymyslel Stephen Covey, autor knihy 7 návyků skutečně efektivních lidí a David Allen, autor metody s názvem GTD neboli Getting Things Done – Mít vše hotovo. Zatímco u Coveyho se více pracuje s časovými grafy a radami podobnými té o pohřbu, mottem systému „mít vše hotovo“ je nemít nic v hlavě. Všechny úkoly si píšete do jednoho ze seznamů, který máte rozdělený ideálně podle svých životních rolí. Zaznamenáváte do nich, co jsou vaše úkoly coby rodiče, manžela, kamaráda. Máte v nich napsané, jaké knihy chcete přečíst, jaké filmy vidět, co budete dělat o víkendu s dětmi a tak dále.

Vytažená z propasti

Znát metody je hodí. Ale mezi tím vědět, co a jak mám dělat, a skutečně to dělat, je propastný rozdíl. Můžete si udělat stovky grafů a stáhnout ty nejlepší aplikace do chytrého telefonu, když si ale neuděláte pořádek sami ve svých hodnotách, nebude to nikdy k ničemu. Ona „záchrana“ totiž nespočívá v zaplacení kurzu ani v přečtení chytré knihy, ale v odhodlání k sebereflexi, po které začnete měnit svoje návyky a zlozvyky.

Lektor z praxe

Kurz má každopádně velkou moc v tom, že vás donutí, abyste si hodnoty v sobě srovnali. Nejen že na ně budete myslet, ale že si věci napíšete na papír, což – z vlastní zkušenosti – přinese velké prozření. Shrnutí metod lektorem je zase užitečné v tom, že vám ušetří čas za čtení a výběr vhodných pomůcek. Jako velké pozitivum kurzu hodnotím fakt, že lektora neživí jen přednášky o time managementu a správné organizaci práce, ale i skutečná práce, kde si sám věci prožívá na vlastní kůži a dokáže tudíž otevřeně hovořit o pozitivech i negativech přednášené teorie.

Jana Benešovská