Jak může vypadat out of office odpověď? Máme pro vás pár tipů

Konečně se přiblížil čas vaší dovolené a s ní nejhezčí týdny v roce. Abyste nemuseli z pláže řešit pracovní povinnosti, je dobré správně rozdělit, kdo co za vás převezme. A také si v emailu nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti. Podle úrovně komunikace s lidmi, s nimiž jste běžně ve styku, si můžete vybrat, jakou variantu své out of office hlášky zvolíte. Máme pár návrhů.

Kdo má rád Cimrmany, nejspíš si vybaví scénu z divadelní hry Vizinonář: Pro statkáře Hlavsu si přijde Smrtka a nabádá ho, aby už před svým odchodem na onen svět nic nového nerozjížděl. 

Dovolená je pochopitelně o mnoho radostnější událostí, nicméně platí pro ni ta samá rada: Před ní už nic nového nerozjíždět. To znamená, že start nejrůznějších projektů, které budou záviset z velké části na vás, by měl počkat ideálně až po vašem návratu.

TIP: Proč je stále velká šance získat u nás skvělý job za skvělou mzdu? Podívejte se, co říkají naše data a statistiky.  

Na kolegy, kteří vás v době vaší nepřítomnosti zastupují, by měly potom spadat jen opravdu neodkladné záležitosti spíše provozního charakteru. Pokud jsou pracovní činnosti a úkoly správně rozdělené, lidé jsou pro tento případ zastupitelní.

Musí to být?

Než jména a kontakty na kolegy zařadíte do své automatické odpovědi, pečlivě zvažte, jestli reakce na došlé zprávy opravdu nepočkají do vašeho návratu. Pokud zahltíte emailovou schránku spolupracovníků požadavky, které by snesly klidně odklad, nejspíš vám příliš nepoděkují.

Až rozhodnete, který kolega či podřízený za vás převezme jakou agendu, každého o tom dostatečně informujte, zajistěte mu například přístupová hesla do systémů. Zároveň ho „varujte“ tedy objasněte, jaké úkoly lze v době vaší nepřítomnosti očekávat. A také s kým je může případně konzultovat. Možná to budete vy, ale pak by měl být váš kolega člověkem, který vám nebude volat s každou prkotinou.

Výčet lidí, na něž je možné se obracet, by také neměl vypadat jako telefonní seznam o dvaceti položkách. Nejvýš dva tři zástupci, u nichž je stručně vypsána agenda, kterou za vás během dovolené řeší, by měli stačit.

Odpověď má informovat, ale může také pobavit

Automatická odpověď v nepřítomnosti by měla samozřejmě obsahovat informaci o tom, do kdy nejste k dispozici a kdo za vás případně může věci vyřídit. S podáním těchto údajů si však můžete vyhrát. Do úvahy je potřeba vzít, jaké typy lidí vám nejčastěji píšou a co váš vzájemný vztah snese. Zejména nejste-li například v kontaktu s klienty a chodí vám emaily hlavně od kolegů, můžete si dovolit uvolněnou odpověď, pokud tedy u vás ve firmě panuje uvolněná atmosféra.

Dobrý den,

je léto a já jsem zrovna na zasloužené dovolené. Snad mi to přejete a nebudete se zlobit, pokud na Váš email odpovím až po 30. červenci, kdy se vracím. Jestliže Vaše záležitost nesnese odklad, obraťte se prosím na kolegyni xy, ta zatím dovolenou nemá. 

Děkuji za pochopení

Tato odpověď by mohla připadat v úvahu pro poskytovatele různých služeb:

Hezký den,

tuším, že byste potřebovali s něčím pomoct, ale do 30. července jsem mimo službu. Vaše přání tedy nyní nemohu splnit, i když bych to rád/a udělal/a. Mějte prosím strpení nebo se obraťte na kolegu/yni xy, která toho času ve službě je a pokusí se Vám pomoci.

Děkuji za pochopení

Tato reakce se zase hodí pro zaměstnance u operátorů:   

Tú dú dú,

je nám líto, ale s požadovaným adresátem se nyní nelze spojit. Je buď vypnutý nebo nedostupný. Opakujte prosím svůj email později, ideálně po 30. červenci, až se vrátí z dovolené. Případně napište jeho kolegovi/yni xy.

Děkujeme za pochopení

A varianta pro ty, kteří to řeknou na rovinu:

Hezký den,

momentálně jsem na dovolené. Až se vrátím, budu mít ve schránce stovky emailů. Na rovinu – nebude v mé moci je všechny roztřídit, natož je přečíst nebo na ně odpovědět. Proto mi prosím pošlete Váš email znovu po 30. červenci, to už budu z dovolené zpět a šance, že dostanete odpověď, určitě o dost stoupne.

Děkuji za pochopení

Hezké léto a plno kolegů i klientů se smyslem pro humor vám přeje Jobs.cz. Dívejte se stále na nabídky, na práci snů u nás můžete narazit i přes léto.

Další články k tématu

Syndrom vyhoření znají v každé čtvrté firmě

9 z 10 firem přiznává, že  v posledních letech zvýšilo nároky na zaměstnance. Tento rostoucí tlak způsobuje, že za poslední dva roky se 26 % podniků setkalo se syndromem vyhoření u některého ze zaměstnanců. Zjistil to nový průzkum Sodexo Benefity. Přesčasy na denním pořádku Nejvíce jsou přetěžováni lidé na vyšších pozicích, kteří jsou hůře zastupitelní. Pouhé … číst více

Zasedačka roku: soutěž, která hledá nejhezčí kanceláře

Kolik dostanu peněz, v jakém městě nebo městské části budu pracovat a jak to ve firmě vypadá. Tato tři kritéria lidé při hledání práce zvažují nejvíce. Můžete mít skvělý plat i kolegy, ale pokud se v kanceláři necítíte dobře a prostory se vám nelíbí, je to na nic. » 2 minuty čtení « ↑ Elnino parfums, jeden … číst více

8 věcí, které vám pomohou chodit z práce dřív než teď

Minule jsme vám představili 7 tipů, jak odcházet brzy z kanceláře. Dnes je čas na druhou várku. Tak co, ještě pořád za sebou chcete vláčet nekonečné: nestíhááááám? » 2 minuty čtení « ↑ Co vidíte, když se ohlédnete za svým dnem? 1. Opusťte kancelář. Aspoň jednou denně Míchat práci a osobní život je podle psycholožky … číst více

Reportáž: IT firma, kde mají hodně netradiční benefity

Míjíme o stěnu zaparkované koloběžky, obří akvárium i dětský koutek s houpacím koníkem. Také sleeping boxy, kde si zaměstnanci mohou přes den trochu odpočinout. V jednom ze dvou fotbálkových boxů zrovna hraje čtveřice kolegů. „Na Jobs.cz nás budete fotit? Ale jo, proč ne,“ smějí se, zatímco na ně míří objektiv. ↑ Zbyšek Němec, šéf vývoje v Kentico Software: … číst více