Méně řečí, více výsledků. Jak vést poradu, aby se z ní nestala skupinová terapie

Porady jsou zvláštní fenomén. Všichni si na ně stěžují, ale v kalendářích se množí jako časožravé rostliny. Přitom dobře vedená porada dokáže ušetřit hodiny práce. Ta špatná spotřebuje čas spousty lidí a zbyde po ní něco jako: „diskuse bude pokračovat příště“. Jak zařídit, aby svolená schůzka skutečně k něčemu byla?

Když svoláváte poradu vy

1. Nejdřív si ujasněte, proč ji vlastně organizujte

Nejčastější chyba nastává ještě před odesláním pozvánky. Cíl porady totiž často zní nějak takto: Diskuze nad XY. To ale není cíl. To je popis činnosti. Skutečný cíl porady by měl být konkrétní. Například:

• Vybrat nového dodavatele.
• Schválit rozpočet na příští rok.
• Zvolit z několika variant jedno konkrétní řešení. 

Jinými slovy: Na konci by mělo padnout rozhodnutí (a z něj by měly vyplynout úkoly).

2. Pozvěte jen lidi, kteří tam mají co dělat

Existuje jednoduché pravidlo. Každý člověk na poradě by měl splňovat alespoň jednu z těchto podmínek:

• rozhoduje,
• přináší důležité informace,
• bude plnit úkoly, které z porady vzejdou.

Pokud nesplňuje ani jednu, pravděpodobně by mohl dělat něco užitečnějšího. Lidé, kterých se téma týká jen okrajově, mohou dostat stručné shrnutí po skončení. Včetně vedoucí/ho.

3. Připravte si osnovu

Porada bez osnovy připomíná výlet bez mapy. Možná někam dorazíte, ale možná také ne. Předem si proto stanovte, jaké body chcete probrat a kolik času asi tak zaberou. Počítejte spíš víc času než míň. Jestliže je bodů příliš, nezbyde, než poradu rozdělit na dvě. Osnovu rozešlete účastníkům před konáním meetingu spolu s případnými podklady (viz níže).

4. Pošlete podklady předem. Ale nečekejte zázraky.

Posílat podklady před poradou je správné. Očekávat, že si je všichni pečlivě prostudují, je naopak často projev přehnaného optimismu.

Někteří lidé si je skutečně přečtou, ale někteří je otevřou dvě minuty před schůzkou a někteří objeví jejich existenci až ve chvíli, kdy je promítnete na obrazovku.

Proto zkuste jednoduchý trik: Pokud nejde o dokument v rozsahu projektu jaderné elektrárny, vyhraďte na začátku schůzky pět až deset minut na jeho přečtení. Pár okamžiků ticha na poradě může působit nezvykle, ale pořád je to lepší než čtyřicet minut diskuse lidí, kteří pořádně netuší, o čem je řeč.

5. Hlídejte čas jako ostříž

V určitém okamžiku každé porady nastane chvíle, kdy se debata začne vzdalovat od tématu. Řešíte nový projekt a o deset minut později se vede vášnivá diskuse o kvalitě kávy z firemního kávovaru. Právě tehdy je potřeba zasáhnout. Vrátit debatu k tématu není neslušné, je to nutnost. Po každém bodu navíc udělejte krátké shrnutí:

• Na čem jsme se shodli?
• Co se bude dělat?
• Kdo to udělá?

Pokud odpovědi neznáte, ještě není hotovo.

6. Na konci vše zopakujte a rozešlete zápis

Lidé si často myslí, že všichni odcházejí ze schůzky se stejným pochopením situace. Praxe ale ukazuje, že často si každý odnáší poněkud jinou verzi reality. Proto na závěr shrňte:

• jaká rozhodnutí padla,
• kdo za co odpovídá,
• jaké jsou termíny.

Nebojte se opakovat věci, které už zazněly. Právě díky tomu se předejde nedorozuměním. Pomůže tomu i zápis, který po skončení účastníkům rozešlete. Nemusíte psát román. Stačí sesumírovat to, čím jste poradu končili.

Když jste na poradu pozvaní

Ne každá pozvánka musí být automaticky přijata. Pokud si nejste jistí, proč máte na schůzce sedět, ptejte se. Ideálně věcně a bez ironie. Jaký je přesně účel setkání, jaká rozhodnutí tam mají padnout a hlavně, jakou roli tam budete mít vy? Nestačilo by dostat po skončení zápis? Není to drzost. Je to ochrana vašeho času, který by měl být drahý vám i firmě. 

V práci pořád jen schůzujete, ale věci se nikam neposouvají? Najdtě si na Jobs.cz zaměstnání, kde se věci hýbou kupředu.