Lámete si hlavu, jak uřídit své zakázky tak, abyste měli přehled a přitom nestrávili více času administrativou než samotnou prací? Vytipovali jsme pro vás 5 užitečných on-line pomocníků, kteří vám otravnou práci zpříjemní. Všechny jsou ve svých základních verzích zdarma a mají aplikace pro chytré telefony. Můžete je tak používat opravdu kdekoliv a vzájemně synchronizovat údaje z různých přístrojů.
» 3 minuty čtení «
1. Na nápady a poznámky: Evernote
Zrovna vás napadlo, v čem podnikat. Vyfotili jste si zajímavý objekt. Vytvořili jste si v hlavě nákupní seznam nebo se s kolegou dohodli, že mu přinesete zajímavou knížku. Evernote vám poslouží na poznámky nebo i celé romány, dokumenty, fotografie nebo záznamy z diktafonu. Snadno k nim nastavíte upomínky nebo je nasdílíte se spolupracovníky a klienty. Na rozdíl od jiných „poznámkových bloků” je výhodou Evernote jeho multifunkčnost a jednoduché a příjemné používání v chytrém telefonu.
2. Na měření času: Toggl
Pracujete na zakázkách několika klientů, plníte úkoly jeden za druhým a na konci dne nevíte, kolik času jste na jakém projektu strávili. Měřit čas můžete třeba s nástrojem Toggl. Spustíte stopky, pracujete, zastavíte stopky. Strávený čas přidělíte klientovi, projektu či úkolu a vrháte se na další. Čas můžete přidat i uměle, třeba když jste jej zapomněli měřit nebo pracovali chvilku off-line. Když se Togglu zdá, že pracujete nějak dlouho, umí se připomenout a zeptat se, zda jste nezapomněli stopky vypnout. Pokud vás na jednom projektu pracuje více, můžete tento měřič času sdílet a podle stráveného času pak třeba spolupracovníky finančně ohodnotit.
3. Na sdílení souborů s klienty: Dropbox
Potřebujete klientovi poslat soubor o velikosti 20 MB? Na nadměrné přílohy můžete s klidem zapomenout, stačí zákazníkovi poslat odkaz na daný soubor ( třeba fotografií) a on si ho rovnou stáhne. Přitom se nemusí nikde přihlašovat nebo registrovat. Takto funguje Dropbox: on-line úložiště pro všechny vaše dokumenty, obrázky, fotografie či videa. K dispozici jsou vám zdarma 2 GB prostoru. Českou alternativou je třeba Uschovna.cz.
4. Na řízení projektů: Basecamp
Lámete si hlavu, jak na dálku řídit zakázky a spolupracovníky? Vezměte si na pomoc Basecamp. V týmu si můžete rozdělit projekty, vytvářet u nich dílčí seznamy s úkoly, přidělit jim termíny a lidi, kteří je mají splnit. Můžete nahrávat soubory a svou činnost vzájemně komentovat.
5. Na faktury: Fakturoid
Fakturoid vám umožní rychle a on-line vystavit fakturu, přidat k ní vaše logo, zobrazit náhled nebo ji vytisknout. Klientovi pak stačí poslat odkaz, aby si mohl on-line fakturu exportovat do PDF nebo vytisknout. Můžete si také nastavit zasílání doprovodné korespondence, třeba poděkování za proplacení služeb nebo upomínku, když klient s platbou otálí. Ve Fakturoidu můžete také sledovat platební morálku zákazníků nebo tvořit šablony opakujících se plateb. Službu můžete díky aplikaci pro Android a iOS využívat i v chytrém telefonu.
Lenka Mydlová, Lukáš Dobrovolný
