Porady: jak změnit nudné sezení kolem stolu v zábavu

Stop peckám

Jak to udělat, aby lidé na workshopech a poradách neseděli jako pecky, ale přicházeli s novými nápady nebo „jen“ s vlastním názorem? Na tuto otázku hledala odpověď redaktorka Jobs.cz Lenka Kováříková, která se vydala na workshop Enjoy meetings (užijte si porady). V článku se s vámi podělí o konkrétní tipy, které si odnesla.

Všichni vědí, o co půjde

Během dvou hodin jsme s lektorkou Ľubicou Vladulovičovou z pořádající společnosti Direct People rozebrali, jak postavit poradu, abychom zapojili všechny účastníky a odešli s konkrétním výsledkem. Lektorka začala s připomenutím, že na začátku workshopu musejí všichni vědět, co budou řešit. A nestačí spokojit se s konstatováním: „Všichni víme, proč tu jsme.“

Metoda 5 proč

Zavádějící může být i na první pohled jasně stanovený cíl. Skutečný problém se totiž mnohdy skrývá hlouběji pod povrchem. A tak zatímco řešíte zdánlivě přesně mířené zadání (např. chceme vytvořit motivující benefity pro obchodní zástupce), skutečná podstata vám uniká. Jak se dobrat jádra pudla? Zkuste metodu „5 proč“ (anglicky 5 whys).

Skutečný problém se odhalí

Metoda spočívá v tom, že si pětkrát odpovíte, proč chcete řešit právě daný problém:

• Proč jsme se tu sešli? Chceme, aby obchodní týmy jejich práce víc bavila.
• A proč chceme, aby je práce víc bavila?  Aby získali pro firmu více zakázek.
• A proč chceme více zakázek? Abychom měli více peněz na výplatu zaměstnanců.
• A proč chceme dávat zaměstnancům více? Abychom si udrželi ty kvalitní, kteří odcházejí ke konkurenci.
• A proč u nás nezůstavají? Nevíme.

Co z toho budeme mít?

Jak je vidět, rázem řešíte úplně jinou věc než na začátku. Místo vymýšlení zábavných odměn pro obchodníky najednou bádáte nad tím, jak si udržet talentované zaměstnance napříč firmou. Zcela nové zadání samozřejmě změní způsob uvažování a nápady, které na setkání padnou. Dobrat se podstaty problému můžete buď na začátku porady, nebo během předchozí přípravy na ni. Otázku „proč“ můžete nahradit alternativou: „a co z toho budeme mít?”

Zapojte všechny smysly

Dvě třetiny lidí se údajně řadí mezi vizuální typy, kterým nestačí informace jen slyšet nebo říkat. K plnému pochopení je potřebují vidět napsané, v ideálním případě i nakreslené. Budete-li na poradách jen mluvit, přijdete o zapojení značné části lidí. Lektorka nám doporučila používat barevné lepící papírky a spojit slova s jednoduchou kresbou. Jeden „lepík“ má vždy obsahovat jednu myšlenku, ideálně doplněnou základním obrázkem.

Zvedněte je ze židle

U nápisů a obrázků ale zapojení účastníků nekončí. Nejenže bychom si měli kreslit na barevné papírky, ale také bychom je měli na zeď nebo flipchart sami umístit. Rada je vlastně velmi jednoduchá: vzít do ruky tužku, zvednout se ze židle a nalepit svůj nápad na papír. Pokud vám právě proběhla hlavou myšlenka, že to už rovnou můžete pořádat porady ve stoje, nejste daleko od pravdy. Většina lidí, kteří pracují v kanceláři, celé dny prosedí. Dostat je na nohy, vytrhnout z rutiny a přinutit je změnit zaběhnutý rytmus přinese do firemních porad úplně jiný energetický tok.

Dejte prostor všem

Brainstormingy často probíhají tak, že kdo má nějaký nápad, vysloví jej nahlas a ten, kdo setkání vede, jej zapíše na flipchart nebo do počítače. Když se daří, výsledkem je dlouhý seznam obsahující myšlenky a nápady. Ne všichni jsou ale stavěni na to, aby okamžitě vychrlili deset nových myšlenek a ještě se u toho překřikovali s ostatními. Přijít o jejich nápady by byla škoda.

Poslouchat myšlenky ostatních

Lektorka radí, aby účastníci místo vykřikování nejprve zapsali svou myšlenku na barevný papírek, pak ji řekli nahlas a následně umístili na flipchart. Tak dostanou prostor i zadumanější typy, které si potřebují věci v klidu promyslet. Ten, kdo poradu vede, hlídá, aby se ke slovu dostal skutečně každý a všichni se vzájemně poslouchali. Jen tak se jim podaří nejen přicházet s vlastními originálními nápady, ale i rozpracovávat myšlenky svých kolegů.

Lenka Kováříková