HR & Office koordinátor

Pracovní nabídka

LEGAL INVEST GROUP | Praha 3 – Žižkov | Plný úvazek

Jsme investiční společnost zaměřená na nemovitosti s týmem přibližně 20 lidí. Hledáme zkušeného HR & Office koordinátora, který zajistí personální agendu, každodenní chod kanceláře a organizační podporu majitele společnosti.

Důležitou součástí této role je udržovat pořádek v dokumentech, termínech a úkolech, připravovat podklady a zápisy z jednání a dohlížet na dodržování nastavených pravidel a postupů. Hledáme člověka, který je samostatný, důsledný a dokáže spolehlivě dotahovat úkoly do konce.

Co vás čeká?

HR agenda a péče o zaměstnance: Zajišťování náboru, příprava pracovních smluv a dalších personálních dokumentů, organizace nástupů a odchodů zaměstnanců, evidence docházky, příprava podkladů pro mzdy ve spolupráci se mzdovou účetní, organizace onboardingu, správa benefitů a vedení personální evidence.

Office management a organizace kanceláře: Zajištění každodenního chodu kanceláře, správa pošty, korespondence a datových schránek, organizace schůzek a pracovních jednání, plánování a koordinace kalendáře majitele společnosti a hlídání návaznosti jednotlivých termínů.

Administrativa a zápisy z jednání: Příprava podkladů pro schůzky a porady, pořizování zápisů obsahujících hlavní závěry a přijatá rozhodnutí, evidence úkolů, termínů a odpovědných osob a průběžná kontrola plnění dohodnutých úkolů. Správa interní dokumentace a přehledů tak, aby byly potřebné informace snadno dohledatelné.

Evidence a koordinace úkolů: Průběžné sledování zadaných úkolů a jejich stavu, kontrola dodržování termínů, připomínání blížících se termínů odpovědným osobám a včasné upozorňování na zpoždění či nesplněné úkoly. Koordinace předávání informací mezi kolegy a evidence souvisejících úkolů v oblasti realitních projektů.

Dohled nad dodržováním pravidel a postupů: Kontrola dodržování stanovených interních pravidel, pracovních postupů a administrativních povinností. Evidence zjištěných nedostatků, jejich věcná komunikace s odpovědnými osobami, sledování sjednaných nápravných opatření a opakovaná kontrola, zda byla tato opatření skutečně provedena.

Operativní podpora majitele společnosti: Příprava podkladů pro rozhodování, organizace pracovních jednání, zaznamenávání závěrů a rozhodnutí, průběžné informování o stavu úkolů a upozorňování na důležité termíny, nesplněné povinnosti a další záležitosti vyžadující pozornost.

Koho hledáme?

• Máte alespoň 3 roky zkušeností v HR a umíte samostatně vést personální agendu.
• Máte zkušenosti s administrativní a organizační podporou týmu o přibližně 20 lidech, například na pozici Executive Assistant / Office Manager.
• Jste pečliví, systematičtí a důslední při práci s dokumenty, termíny a informacemi.
• Umíte organizovat práci, stanovovat priority a koordinovat více úkolů současně.
• Dokážete profesionálně komunikovat, věcně upozorňovat na nedostatky a důsledně trvat na dodržování dohodnutých pravidel.
• Umíte zachovat klid a diplomatický přístup i v situacích, kdy je potřeba pravidla opakovaně připomínat.
• Jste samostatní a spolehliví a průběžně informujete o stavu úkolů i případných překážkách.
• Velmi dobře ovládáte MS Office, zejména Excel a Word. Znalost nástrojů Planner a OneNote je výhodou.
• Umíte zacházet s důvěrnými informacemi a zachovávat diskrétnost.

Důležité pro tuto roli

Pozice je vhodná pro člověka, kterému vyhovuje prostředí menší české firmy s přímým zapojením majitele do každodenního fungování a rozhodování. Majitel má hlavní rozhodovací pravomoc a důležité kroky podléhají jeho schválení. Zároveň má zájem na dalším rozvoji společnosti, při kterém je potřeba respektovat zavedená pravidla a postupy, na nichž firma dlouhodobě staví.

Hledáme proto člověka, který dokáže spojit respekt k nastavenému způsobu fungování s aktivním přístupem k plnění úkolů, upozorňováním na nedostatky a předkládáním věcně podložených návrhů na zlepšení.

Co vám nabízíme?

• Pracovní poměr na HPP: Preferujeme dlouhodobou spolupráci na plný úvazek.
• 5 týdnů dovolené a kartu MultiSport.
• Možnost práce z domova jeden den v týdnu po úspěšném dokončení zkušební doby.
• Pestrou pracovní náplň propojující HR, administrativu a organizaci firemních procesů.
• Přímou spolupráci s majitelem společnosti a přehled o každodenním fungování investiční firmy.
• Podporu interní mzdové účetní, recepce a podle potřeby také firemní právničky.
• Pracovní dobu od pondělí do pátku, 8,5 hodiny denně, v kanceláři na Praze 3 – Žižkově.
• Teambuildingy a podporu zdravého životního stylu.

Nástup je možný ihned nebo dle dohody.

Více o společnosti a našem směřování najdete na www.lig.cz.