Referent/ka obchodní administrativy a fakturace

Pracovní nabídka

Co vás čeká

Hledáme nového kolegu nebo kolegyni do našeho obchodního týmu, který/á nám pomůže zajistit každodenní obchodní a administrativní agendu.

Čeká vás různorodá administrativní práce, při které budete mít přehled o celém obchodním procesu – od přijetí objednávky až po její fakturaci a vypořádání. Budete spolupracovat s obchodním oddělením, výrobou, logistikou i účtárnou.

Pokud některé z uvedených činností zatím neznáte, nevadí. Na začátku vás postupně zaučíme a seznámíme s našimi pracovními postupy.

Obchodní administrativa a fakturace

• Zpracování a evidence objednávek, zakázek, dodacích listů a faktur v systému Money.
• Kontrola správnosti fakturačních podkladů, množství, hmotností, cen, sazeb DPH a případných srážek.
• Příprava obchodních smluv, evidence a archivace smluvní dokumentace.
• Kontrola přijatých a vydaných faktur, prověřování a řešení případných nesrovnalostí.
• Vystavování pokladních dokladů a zpracování související dokumentace.
• Evidence a schvalování dokumentů v systému Datarios.
• Spolupráce při měsíčních a ročních účetních uzávěrkách, příprava konfirmačních dopisů.

Skladová evidence a kontrola

• Vedení skladové evidence zemědělských komodit, olejů, pokrutin, paliv a dalšího zboží.
• Evidence příjmů, výdejů a přesunů zboží mezi jednotlivými sklady.
• Kontrola skladových pohybů a porovnávání údajů v evidenčních tabulkách a systému Money.
• Příprava podkladů pro měsíční inventury externích skladů a kontrola skladových zásob.
• Zpracování podkladů pro výpočet kvalitativních a množstevních srážek na základě výsledků měření a vážení.

Logistika a organizace přeprav

• Aktualizace plánů nakládek a vykládek a průběžná kontrola realizace přeprav.
• Koordinace termínů dodávek, komunikace s dispečery, dopravci a zákazníky.
• Zadávání objednávek na dopravu a kontrola přepravních údajů.
• Příprava a rozesílání měsíčních plánů dodávek olejů zákazníkům a dopravcům.
• Kontrola a kompletace přepravních dokumentů, vážních lístků a souvisejících příloh.
• Zajišťování dokumentace pro zahraniční přepravy, včetně agendy EKAER při dodávkách do Maďarska.
• Komunikace s celním úřadem a příprava podkladů pro celní řízení.

Další obchodní a administrativní činnosti

• Každodenní komunikace se zákazníky, dodavateli a zahraničními obchodními partnery.
• Ověřování údajů nových zákazníků a obchodních partnerů.
• Sledování pohledávek, kontrola úhrad faktur a příprava podkladů pro řešení nesrovnalostí.
• Příprava podkladů pro bankovní operace a potvrzení o úhradách.
• Příprava podkladů pro Intrastat a finanční úřad.
• Spolupráce s manažerem kvality při zajišťování dokumentace v rámci systémů ISCC a GMP+.
• Administrativní podpora obchodního týmu, komunikace s novými zákazníky a koordinace objednávek.
• Evidence, kompletace a archivace obchodních, účetních a přepravních dokumentů.

Jaké znalosti a dovednosti byste měli mít

Hledáme především pečlivého, spolehlivého a zodpovědného člověka, který má rád pořádek v dokumentech i číslech, dokáže si dobře zorganizovat práci a nebojí se učit nové věci.

Co je pro nás důležité:

Pečlivost, důslednost a smysl pro detail – při práci s čísly a doklady na přesnosti záleží.
Dobrá uživatelská znalost MS Office, především Excelu, Wordu a Outlooku.
Schopnost samostatně organizovat práci, stanovovat si priority a dotahovat úkoly do konce.
Dobré komunikační schopnosti a ochota spolupracovat s kolegy, zákazníky i dodavateli.
Schopnost reagovat na změny a zvládat různorodou administrativní agendu.
Logické uvažování, zodpovědný přístup a chuť učit se novým věcem.

Nemusíte umět všechno hned od začátku. Pokud máte dobré organizační schopnosti, umíte pracovat s počítačem a jste pečliví, rádi vás zaučíme do fakturace, skladové evidence i práce v našem ekonomickém systému.

Výhodou bude, pokud budete umět

Pracovat v ekonomickém systému Money nebo jiném obdobném systému.
Orientovat se v základech účetnictví a fakturace.
Pracovat se skladovou evidencí nebo máte zkušenosti s obchodní administrativou a logistikou.
Využívat pokročilejší funkce Excelu.
Komunikovat v angličtině nebo jiném cizím jazyce.
Předchozí zkušenosti z obdobné pozice uvítáme, ale nejsou podmínkou. Důležitější je pro nás váš přístup k práci, schopnost učit se a ochota převzít odpovědnost za svěřené úkoly.

Co vám můžeme nabídnout

Stabilní zaměstnání ve společnosti s vlastním výrobním provozem a obchodními aktivitami.
Důkladné zaškolení do pracovní agendy, fakturace a ekonomického systému Money.
Zajímavou a různorodou práci, při které poznáte fungování obchodu, výroby i logistiky.
Přátelský pracovní kolektiv, ve kterém si kolegové navzájem pomáhají.
Prostor pro samostatnou práci a postupné rozšiřování odborných znalostí.
Stravenky a možnost odměn podle pracovních výsledků.
Pracoviště s výbornou dopravní dostupností, přímo u hlavního nádraží.
Možnost parkování v areálu společnosti.