Scientific Programme Coordinator

Pracovní nabídka

Do renomované kongresové agentury GUARANT International hledáme pečlivého a komunikativního kolegu nebo kolegyni, který/á bude koordinovat přípravu vědeckých programů odborných kongresů a konferencí.

Máte rádi tabulky? Jste pečliví, strukturovaní? Nebojíte se komunikace v angličtině?

Pak hledáme právě Vás.

Pozice propojuje komunikaci s klienty, vědeckými komisemi, řečníky a autory abstraktů s praktickou obsluhou online formulářů a kongresové platformy.

Nejde o tvorbu odborného obsahu. Vaším úkolem bude celý proces organizačně a technicky zastřešit, hlídat správnost dat a pomoci převést představy do přehledného a funkčního řešení.

Co bude vaší náplní práce

• Kontinuální podpora při přípravě vědeckého programu akce.
• Práce s nástroji pro výběr abstrakt a management konference. Příprava formulářů na výběr abstrakt, příprava programové platformy.
• Příprava a správa podkladových materiálů pro klienty, účastníky – tabulky, dopisy, statistiky, prezentace, instrukce
• Podpora vědecké komise při sestavování programu, příprava přehledů a podkladů
• Komunikace s řečníky (dopisy o přijetí, instrukce, řešení problémů)
• Příprava finálních tiskovin nebo elektronických výstupů pro konferenci (část týkající se programu)
• Hlídání termínů, pravidelné reportování o stavu příprav projektové manažerce
• Samostatná práce, řešení problémů, komunikace s projektovou manažerkou akce, zodpovědnost při řešení zadaných úkolů.

Koho hledáme:

• Hledáme kolegu nebo kolegyni, kteří splňují následující předpoklady:
• Velmi dobré komunikační schopnosti a profesionální jednání s klienty i účastníky kongresů.
• Angličtina v písemné i mluvené formě alespoň na úrovni B2.
• Technická zdatnost, schopnost rychle se orientovat v nových online systémech a ochota pracovat s jejich administrací. Znalost programování není nutná, ale může být s výhodou.
• Dobrá znalost MS Office, zejména Excelu, a schopnost pracovat s tabulkami a větším množstvím dat.
• Systematičnost, pečlivost, spolehlivost a schopnost dodržovat stanovené termíny.
• Samostatnost, aktivní přístup k řešení nestandardních situací a schopnost spolupracovat s projektovým týmem.
• Flexibilita a ochota cestovat na kongresy v České republice i v zahraničí.
• Zkušenost s prací v grafických programech a řidičský průkaz skupiny B jsou výhodou.

Vše ostatní Vás naučíme.

Co nabízíme:

• Důkladné zaškolení do našich systémů a procesů. Odborné kongresové prostředí Vás naučíme poznávat krok za krokem.
• Pestrou a smysluplnou práci na českých i mezinárodních projektech s viditelným výsledkem.
• Možnost dlouhodobé spolupráce, postupného přebírání odpovědnosti a profesního rozvoje.
• Flexibilní rozvržení práce a částečnou práci z domova s ohledem na aktuální fázi projektů.

Forma spolupráce

• Spolupráce formou DPP nebo OSVČ. Vhodné jako dlouhodobá brigáda. Konkrétní rozsah a rozvržení práce budou dohodnuty podle zkušeností kandidáta a potřeb jednotlivých projektů.