Event koordinátor

Pracovní nabídka

Převezmi akce od kalendáře a dodavatelů až po jejich průběh, data a vyhodnocení.

Umíš udržet v hlavě termíny, dodavatele i rozpočet a zároveň poznáš, kdy akce potřebuje lepší nápad?

Máš za sebou několik eventů, které jsi opravdu dotáhl/a, a chceš dostat prostor převzít za ně větší odpovědnost? Pak pro tebe může být tahle role dobrým dalším krokem.

Proč právě eventy v Golden Gate ?

Golden Gate je ryze česká společnost, která lidem pomáhá orientovat se ve světě investic - od drahých kovů přes fondy až po bitcoin. Vzdělávání, otevřená komunikace, odpovědnost a partnerství patří mezi naše důležité hodnoty. Akce proto nejsou jen položkou v kalendáři. Propojují naši obchodní síť, vedení, klienty i veřejnost a pomáhají převádět odborná témata do srozumitelné a osobní zkušenosti.

Hledáme člověka, který si vezme jednotlivé akce pod křídla od přípravy až po vyhodnocení. Kalendář, kontakty i ověření dodavatelé už existují. Zároveň ale dostaneš prostor zlepšovat způsob práce, hledat nová místa, zpřehlednit ekonomiku akcí a postupně získat vysokou míru samostatnosti.

Jaké akce budeš organizovat ?

Během roku jde přibližně o 40-50 akcí různého typu a velikosti. Jeden týden budeš připravovat komorní workshop pro 15 lidí, jindy dvoudenní seminář pro 200 účastníků nebo novoroční setkání pro zhruba 300 lidí.

• Veřejné přednášky - přibližně 8-10 ročně, zpravidla desítky účastníků v regionech a až kolem 200 lidí v Praze, často včetně technického zajištění a záznamu.

• Interní setkání a vzdělávání - setkání obchodníků s vedením, dvoudenní Zlaté semináře, setkání vedoucích, školení, workshopy a vybrané online přenosy.

• Festival Golden Gate - každoroční neformální setkání obchodníků u příležitosti narozenin společnosti.

• Křty mincí - dvě tematické akce ročně přibližně pro 60 hostů.

• Zahraniční pobyt pro top obchodníky - jednou ročně týdenní akce přibližně pro 80 lidí, která vyžaduje pečlivou přípravu, koordinaci cestovní agentury i lokálních dodavatelů.

• Vyšehradské fórum - u největší investiční konference v Česku budeš pravou rukou kolegyně z marketingu a pomůžeš zajistit hostesky, nábytek, techniky i plynulý pohyb návštěvníků v místě konání.

Co bude tvoje odpovědnost ?

• Převezmeš existující eventový kalendář a budeš hlídat, aby se termíny potvrzovaly včas a kapacita akcí byla co nejlépe využitá.

• U přibližně pětiny interních akcí, kde hrozí změna termínu kvůli účasti, aktivně vyžádáš včasné rozhodnutí a ohlídáš návaznost na hotely, kongresová centra a další dodavatele.

• Zajistíš akci od A do Z: místo, nabídky, objednávky a smluvní podmínky, rozpočet, registrace, komunikaci s účastníky, techniku, záznam, dodavatele i hladký průběh na místě. Vše udržíš přehledně v interním IT systému.

• Budeš vyhledávat alternativní prostory a dodavatele podle typu, velikosti a cíle akce a doporučíš změnu, když bude dávat kvalitativní nebo ekonomický smysl.

• Pohlídáš rozpočty v řádu stovek tisíc až přibližně 1,7 milionu Kč za jednotlivé projekty a pomůžeš nám zpřehlednit jejich plánování a vyhodnocování.

• Po každé akci vyhodnotíš zpětnou vazbu, navrhneš zlepšení a zajistíš, aby se poznatky promítly do dalšího ročníku nebo podobného formátu.

• Na akcích budeš osobně. Počítej proto s cestováním po České republice, podle kalendáře také s večery či občasnými víkendy a jednou ročně s týdenním pobytem v zahraničí.

Co má být po 6-12 měsících jinak ?

V prvních týdnech se zaměříš na převzetí agendy a poznání současného fungování. Po zapracování dostaneš prostor posunout eventovou agendu k větší samostatnosti, transparentnosti a práci s daty.

• Ve spolupráci s IT nastavíš srozumitelnější systém rozpočtování a transparentní pohled na ekonomiku jednotlivých akcí.

• S marketingem navrhneš, jak lépe sledovat návaznost akcí na obchodní výsledky. Data máme, potřebujeme z nich vytvořit užitečné reporty.

• Zvýšíš počet i vypovídací hodnotu zpětných vazeb a případně upravíš okruh otázek tak, aby nám skutečně pomáhal zlepšovat program a organizaci.

• Navrhneš jasnější rozhodovací a schvalovací rámec, díky kterému budeš postupně řídit běžnou operativu samostatně a s minimem zbytečného schvalování.

• Pomůžeš stabilizovat kalendář a snížit počet pozdních změn tím, že budeš včas získávat finální rozhodnutí od interních zadavatelů.

Koho hledáme ?

Nemusíš mít deset let praxe ani formální vzdělání v eventové produkci. Role je vhodná pro člověka se zkušeností v event koordinaci, který je připravený převzít větší odpovědnost a postupně samostatně řídit celé portfolio akcí. Potřebujeme ale, abys už měl/a praktickou zkušenost s akcemi a věděl/a, co znamená dotáhnout je až do posledního detailu.

• Máš za sebou několik akcí, za které jsi nesl/a konkrétní odpovědnost - ideálně včetně komunikace s dodavateli, rozpočtu a realizace na místě.

• Umíš plánovat dopředu, držet priority a zároveň rychle reagovat, když se změní termín, kapacita nebo podmínky dodavatele.

• Jsi proaktivní a dokážeš slušně, ale důsledně získat od kolegů rozhodnutí, bez kterého se příprava nemůže posunout.

• Čísla a data pro tebe nejsou nutné zlo. Rozpočet si umíš pohlídat a láká tě propojovat účast, zpětnou vazbu, náklady a obchodní dopad.

• Pracuješ samostatně, ale umíš včas zapojit obchod, marketing, IT i externí partnery.

• Zachováš klid a profesionalitu i ve chvíli, kdy se akce rozběhne jinak než podle scénáře.

• Řidičský průkaz skupiny B je výhodou.

AI používáme prakticky

Nástroje umělé inteligence jsou v Golden Gate běžnou součástí práce. Hledáme proto člověka, který je už dnes prakticky používá - například při rešerši míst a dodavatelů, přípravě variant konceptu, komunikace a checklistů, tvorbě run-of-show, analýze zpětné vazby, práci s daty nebo hledání úspor v procesu. Nemusíš být expert na AI, ale měl/a bys umět zvolit vhodný nástroj, zadat mu kvalitní úkol, kriticky ověřit výstup a pracovat s daty zodpovědně.

S kým budeš spolupracovat?

Reportovat budeš obchodnímu řediteli, se kterým budeš také nejčastěji v kontaktu. Úzce spolupracovat budeš s ředitelem marketingu, kolegy z IT, vedoucími obchodních týmů a interními zadavateli akcí. Produkci většiny eventů povedeš samostatně prostřednictvím externích dodavatelů.

Co ti nabídneme ?

• Prostor převzít vlastní agendu a postupně si vybudovat vysokou míru samostatnosti - ne pouze plnit zadání po jednotlivých úkolech.

• Různorodé portfolio akcí, u kterých uvidíš konkrétní výsledek své práce a můžeš ovlivnit jejich podobu i způsob řízení.

• Zázemí stabilní ryze české společnosti, která působí v drahých kovech, investičních fondech a bitcoinu a dlouhodobě staví na vzdělávání.

• Lidské a neformální prostředí, kde se lidé znají, dokážou se domluvit a oceňují, když někdo převezme odpovědnost a věci dotáhne.

• Důvěru a odpovědnost. Nemáme docházkový systém; důležité jsou výsledky, spolehlivost a přítomnost tam, kde ji práce vyžaduje.

• Práci primárně z kanceláře ve Wuchterlově ulici v Praze 6 a přímo na akcích. Po zapracování je možný občasný home office po dohodě.

• Pracovní poměr na plný úvazek, mzdu 40 000 až 50 000 Kč hrubého podle zkušeností a 25 dnů dovolené.

Zaujala tě tahle kombinace organizace, lidí a dat ?

Pošli nám svůj životopis. A přidej pár vět o akci, kterou jsi organizoval/a: jaká byla tvoje role, co bylo nejnáročnější a na co jsi nejvíc hrdý/á. Klidně zmiň i AI nástroj, který ti dnes v práci opravdu šetří čas nebo pomáhá dělat lepší rozhodnutí.

Pojď s námi vytvářet akce, které mají dobrý průběh, jasný výsledek a lidé si je chtějí zopakovat.