ASISTENT/KA PŘEDSTAVENSTVA

Pracovní nabídka

Do našeho týmu hledáme spolehlivou, diskrétní a organizačně zdatnou osobu, která bude klíčovou podporou vrcholového vedení společnosti.

Na této pozici budete zajišťovat komplexní administrativní a organizační podporu představenstva, a to od řízení kalendářů, plánování a koordinace jednání až po přípravu podkladů pro strategická rozhodnutí. Součástí vaší role bude také organizace zasedání představenstva, pořizování zápisů a sledování plnění zadaných úkolů.

Budete důležitým komunikačním článkem napříč společností i směrem k externím partnerům a institucím. Zároveň se zapojíte do zajištění plynulého chodu sekretariátu a dalších navazujících agend, které vyžadují samostatnost, pečlivost a schopnost efektivně pracovat.

Oceníme profesionální vystupování, vysokou míru odpovědnosti a schopnost pracovat s důvěrnými informacemi.

Pokud hledáte stabilní roli s přesahem, kde má vaše práce jasný smysl a dopad, rádi vás přivítáme v našem týmu.

NABÍZÍME:

• perspektivní práci v dynamickém a přátelském týmu v tradiční české společnosti,
• prostor pro profesní růst a osobní rozvoj,
• osobní ohodnocení v závislosti na hospodářském výsledku společnosti a vlastním nasazení,
• 5 týdnů dovolené,
• 3 dny volna navíc na nemoc a další extra dny na životní události,
• příspěvek na vzdělávání nad rámec organizovaných školení,
• příspěvek na penzijní a životní připojištění,
• Multisport kartu,
• výhodné tarify mobilních telefonů pro zaměstnance i rodinné příslušníky,
• služby fyzioterapeuta,
• firemní společenské akce,
• pružnou pracovní dobu,
• bezplatné obědy a možnost dalšího stravování v areálu společnosti,
• příjemné pracovní prostředí.

CO BUDETE MÍT NA STAROSTI:

• organizace a administrativa: řízení kalendáře (schůzky, porady, konference) a organizace zasedání představenstva, včetně rozesílání pozvánek a přípravy jednací místnosti,
• sjednávání pravidelných porad vedení, vyhotovování záznamů nebo zápisů z porad,
• příprava podkladů: zpracovávání a archivace dokumentů, smluv a prezentací,
• zápisy z porad: tvorba zápisů z jednání představenstva a sledování plnění úkolů,
• komunikace: zajištění interní i externí komunikace, jednání s úřady a obchodními partnery,
• cestovní agenda: komplexní zajištění služebních cest (letenky, ubytování, víza, vyúčtování),
• office management: podpora chodu sekretariátu, vyřizování pošty a e-mailů, samostatné plnění operativních úkolů, projektů a výdej kancelářských potřeb pro nevýrobní týmy v sídle společnosti,
• backoffice management: zpracování harmonogramů kontrol a revizí nevyhrazených technických zařízení, komínů, kotelen včetně detekce úniku plynu, tlakových nádob, schůdků a žebříků, přenosných hasicích přístrojů, hydrantů, požárních klapek, nouzového osvětlení, výtahů, elektrické instalace budov, požárně bezpečnostních zařízení včetně EPS, EZS, hromosvodů, regálů) pro všechna pracoviště společnosti příp. pro smluvní partnery společnosti. Dále, zajištění revizí a kontrol dle harmonogramu pro pracoviště v síle společnosti, včetně podkladů (pro mimopražská pracoviště na vyžádání), odstranění závad zjištěných při revizích a kontrolách v sídle společnosti,
• další činnosti a úkoly zadané vedoucí sekretariátu nebo členy představenstva.

CO OD VÁS OČEKÁVÁME:

• minimálně 5 let zkušeností na pozici asistentky vedení,
• minimálně středoškolské vzdělání,
• výborná znalost MS Office (Word, Excel, PowerPoint),
• aktivní znalost psaní všemi deseti,
• aktivní znalost anglického jazyka (globální komunikace),
• organizační schopnosti, profesionalita a diskrétnost,
• organizační schopnosti, komunikační dovednosti, reprezentativní vystupování.