Asistent/ka vedení

Pracovní nabídka

Hledáme kolegyni nebo kolegu, kteří budou organizační oporou našim členům představenstva a ředitelům a postarají se o každodenní chod kanceláří. Pokud vás baví různorodá práce, při které se střídá komunikace s lidmi, organizace schůzek a administrativa, rádi vás poznáme.

Co budete mít na starosti

• Podporu vedení. Budete spravovat kalendáře členů představenstva a ředitelů, koordinovat termíny schůzek, vítat návštěvy a zajišťovat služební cesty včetně letenek, ubytování a registrací na akce.
• Provoz kanceláří. Postaráte se o přípravu a vybavení kanceláří, objednávání kancelářských potřeb pro několik středisek, zásobování celé budovy kávou a péči o společné prostory.
• Objednávky a faktury. V systému Helios budete vystavovat objednávky a zpracovávat faktury. Součástí práce bude také vyúčtování pokladny a firemních platebních karet a zpracování podkladů k uzávěrce dohadných položek.
• Smluvní administrativu. Budete evidovat a zakládat smlouvy, zajišťovat jejich podpis a odeslání a podle potřeby zastupovat správce smluv.
• Provozní evidenci. Budete vést knihu jízd a zajišťovat pravidelné uzávěrky docházky.

Jaké znalosti a dovednosti byste měli mít

• Dobrá znalost práce s MS Office, zejména Outlookem, Wordem a Excelem.
• Zkušenost s administrativní podporou vedení a zajišťováním chodu kanceláře.
• Základní orientace v účetních dokladech, fakturaci a vyúčtování firemních výdajů.
• Znalost práce v systému Helios výhodou.
• Schopnost organizovat schůzky, spravovat kalendáře a zajišťovat služební cesty.
• Pečlivost a systematičnost při vedení evidence, práci s dokumenty a kontrole podkladů.
• Dobré organizační schopnosti, samostatnost a schopnost určovat priority a dodržovat termíny.
• Komunikační dovednosti, profesionální vystupování a vstřícný přístup ke kolegům i návštěvám.
• Diskrétnost a spolehlivost při práci s důvěrnými informacemi.
• Schopnost pružně reagovat na změny a souběžně řešit více úkolů.

Výhodou bude, pokud budete umět

• Zkušenost s podporou více vedoucích pracovníků současně.
• Praktická znalost systému Helios, zejména zpracování objednávek a faktur.
• Zkušenost s vyúčtováním pokladny a firemních platebních karet.
• Praxe s evidencí smluv a zajišťováním jejich podpisového procesu.
• Zkušenost s organizací zahraničních služebních cest.
• Komunikativní znalost angličtiny pro rezervace a komunikaci se zahraničními partnery.
• Zkušenost z větší společnosti s podporou více týmů nebo středisek.

Co vám můžeme nabídnout

Stanete se důležitou součástí společnosti, kde na Vás čeká skvělý kolektiv kolegů v atraktivním mediálním prostředí.
Nabídneme Vám možnost dlouhodobé spolupráce po roce oboustranné spokojenosti.
A co víc, náš balíček benefitů... 25 dnů dovolené, stravenkový paušál, kafeterie / Multisport karta, pružná pracovní doba, příspěvek na životní / penzijní připojištění, firemní tarif, volné vstupenky a další super akce…

Pokud jste dočetl/a až sem, dejte nám o sobě vědět a potkáme se u nás!