Office manager

Pracovní nabídka

Back Office v Trasku zajišťuje, aby mohlo několik stovek kolegů napříč firmou fungovat bez zbytečných překážek. Od každodenního chodu kanceláře přes podporu firemních akcí až po podporu dalších poboček. Je to tým, který stojí za tím, že vše běží hladce a profesionálně.

Do týmu hledáme člověka, který bude tváří pražské kanceláře a současně důležitou oporou pro provozní agendu napříč firmou. Hledáme osobnost, která dokáže spojit organizaci, samostatnost, péči o lidi a ochotu převzít odpovědnost za prostředí, ve kterém naši lidé pracují.

Role bude úzce spolupracovat s vedením společnosti i s Back Office týmem pod vedením Martina Brůžka.

Trask je technologická a konzultační společnost, která více než 30 let pomáhá firmám s digitální transformací. Dodává řešení pro banky, pojišťovny, energetické společnosti, telekomunikační operátory i další významné organizace v České republice i zahraničí.

Mise role

Vytvářet prostředí, ve kterém se lidem dobře pracuje, klientům dobře jedná a Trask působí profesionálně při každém kontaktu.

Office Manager není v Trasku administrativní role. Je to člověk, který drží kancelář v chodu, koordinuje dodavatele, pomáhá kolegům řešit provozní záležitosti a zajišťuje, že naše kanceláře odpovídají standardu firmy, která dodává klíčové digitální projekty pro největší společnosti na trhu.

Co Vás čeká

• Zodpovědnost za kompletní provozní agendu společnosti napříč všemi kancelářemi Trasku včetně zahraničních poboček
• Správa firemního vozového parku, mobilních telefonů a související provozní administrativy
• Koordinace kancelářských prostor na centrále i regionálních pobočkách, včetně jejich vybavení, rozvoje, stěhování nebo organizace rezervace pracovních míst.
• Podpora zaměstnanců na pobočkách i u zákazníků v oblasti pracovního vybavení, zázemí a provozních potřeb
• Zajištění bezproblémového chodu recepce a nastavování vysokého standardu poskytovaných služeb pro zaměstnance, návštěvy i obchodní partnery
• Aktivní sběr zpětné vazby od manažerů a zaměstnanců a průběžné zlepšování provozních procesů s cílem maximalizovat spokojenost interních zákazníků
• Vedení a rozvoj týmu recepčních, včetně náboru, onboardingu, školení a kariérního rozvoje členů týmu
• Administrativní podpora CFO a managementu společnosti, zejména evidence smluv, správa dokumentace a zadávání dat do interních finančních systémů
• Řízení projektů spojených se správou poboček, například stěhování kanceláří, rekonstrukce prostor, optimalizace pracovního prostředí nebo zavádění konceptu sdílených pracovních míst
• Spolupráce s dodavateli, facility partnery a dalšími externími subjekty
• Zodpovědnost za oblast BOZP a PO, včetně koordinace souvisejících aktivit a legislativních požadavků
• Dohled nad reprezentativním vzhledem kanceláří a vytvářením prostředí, ve kterém se zaměstnancům dobře pracuje

Koho hledáme

• Zkušenost na pozici Office Manager, Facility Coordinator, Executive Assistant nebo obdobné roli. Může být i provozní role s chutí se posunout.
• Výborné organizační schopnosti
• Schopnost efektivně prioritizovat úkoly
• Samostatnost a zodpovědnost
• Přirozeně prozákaznický a vstřícný přístup
• Komunikační dovednosti na velmi dobré úrovni
• Aktivní znalost angličtiny pro každodenní komunikaci
• Řidičský průkaz skupiny B (aktivní řidič, nutnost řídit různé typy vozů)
• Ochota cestovat mezi pobočkami
• Zkušenost s vedením menšího týmu

Nabízíme

• Pracovní doba na míru: Flexibilní nastavení pracovní doby dle individuální potřeby.
• Dovolená a volno: Zaručeno 5 týdnů volna a 3 sick days.
• Vzdělávání: Školení, účast na konferencích, e-learningové programy a jazykové kurzy.
• Občerstvení na pracovišti: Pestrá nabídka včetně sušenek, ovoce, kávy a horké čokolády.
• Mobilní komunikace bez starostí: 50 GB mobilních dat + neomezené volání hrazené firmou. Zvýhodněné tarify O2 Family pro rodinu.
• Benefity na výběr: MultiSport karta, příspěvek na penzijní pojištění, slevy (Alza, lékárny, vstupenky a další zážitky.
• Další zaměstnanecké výhody: Možnost zaměstnaneckých půjček, slev u obchodních partnerů, možnost angažování se v dobrovolnické práci a účast na teambuildingových aktivitách.