Referent/ka odboru vnějších vztahů a protokolu

Pracovní nabídka

Máte rádi komunikaci s lidmi, umíte si poradit s organizací akcí a domluvíte se bez problémů anglicky? Baví vás mezinárodní prostředí, práce plná různorodých úkolů a setkávání se zajímavými osobnostmi?

Do našeho týmu hledáme kolegu nebo kolegyni, který/á se bude podílet na rozvoji zahraničních vztahů, koordinovat síť zahraničních zástupců, zajišťovat protokolární agendu a připravovat významné společenské i obchodní akce. Hledáme člověka, na kterého je spoleh, umí si věci zorganizovat, pracovat s informacemi a nezalekne se ani chvílí, kdy je potřeba rychle reagovat.

Co vás u nás čeká?

Zahraniční vztahy a koordinace zahraničních zástupců

• každodenní komunikace se zahraničními zástupci, partnery, institucemi a obchodními zastoupeními
• koordinace aktivit zahraničních zástupců v jednotlivých projektech
• sběr a sdílení informací o projektech mezi zahraničními zástupci a interními týmy
• shromažďování, zpracování a vyhodnocování reportů o aktivitách zahraničních zástupců
• organizace společných schůzek a koordinace spolupráce napříč projekty
• spolupráce na rozvoji a zefektivňování systému práce se zahraničními zástupci

Protokol a péče o delegace

• komunikace s ambasádami, obchodními komorami a dalšími významnými institucemi
• příprava a organizace návštěv zahraničních delegací a významných hostů
• zajištění programu, dopravy, ubytování i osobní doprovod během návštěv a akcí
• spolupráce na přípravě a realizaci protokolárního programu akcí

Příprava a koordinace akcí

• tvorba scénářů slavnostních zahájení, ceremoniálů, galavečerů a dalších společenských událostí
• koordinace průběhu tiskových konferencí, předávání ocenění a dalších oficiálních částí programu
• spolupráce se zajištěním společenských akcí a doprovodných programů
• dohled nad hladkým průběhem akcí a spolupráce s kolegy napříč společností

Administrativa, reporting a projektová podpora

• příprava podkladů, reportů a souhrnných zpráv
• zpracování dat a příprava přehledů pro interní potřeby
• kontrola smluvní dokumentace a faktur
• sledování termínů a koordinace úkolů v rámci jednotlivých projekt
• zajištění logistické a organizační podpory související s činností oddělení
• podpora každodenního chodu kanceláře odboru.

Jak si vás představujeme?

• angličtinu na úrovni B2/C1 využíváte bez obav v každodenní komunikaci
• máte zkušenosti s koordinací projektů, organizací akcí, zahraniční spoluprací nebo obdobnou administrativní agendou
• umíte pracovat s daty, připravovat přehledy a orientujete se v reportingu
• dokážete si stanovit priority, hlídáte termíny a dotahujete věci do konce
• jste pečliví, samostatní a umíte si poradit i v nečekaných situacích
• vystupujete profesionálně, příjemně a s přirozeným taktem

Co vám nabízíme?

• příležitost podílet se na významných mezinárodních akcích a projektech
• práci, ve které žádný den není stejný
• stabilní zázemí silné společnosti
• přátelský tým a podporu kolegů