Event Manager/ka

Pracovní nabídka

Na téhle pozici budeš stát u akcí, které formují jeden z nejvyspělejších inovačních ekosystémů ve střední Evropě. Budeš mít na starosti vlastní akce pod značkou JIC – od spolupráce na plánování přes logistiku, rozpočet a dodavatele až po registrace účastníků a vyhodnocení.
Zároveň budeš zajišťovat účast JICu na partnerských akcích – oborových a startupových eventech nebo akcích mediálních domů. Postaráš se o to, aby JIC měl na místě stánek, své řečníky v programu i propagaci a aby obě strany splnily, na čem se dohodly.
Povedeš také eventový kalendář JIC, takže budeš mít přehled o všem, co se u nás chystá, a pohlídáš, aby se akce nepřekrývaly a dávaly smysl jako celek.
A v neposlední řadě se staneš součástí týmu inovační agentury JIC, která dlouhodobě patří mezi hlavní hybatele startupového a inovačního dění nejen v Česku, ale i v evropském kontextu.

Co zvládneš za první tři měsíce? 

• Zorientuješ se v marketingovém týmu JIC, rolích jeho jednotlivých členů a způsobu spolupráce.
• Poznáš segmentáře a product manažery JICu (kolegy, kteří v JIC mají na starosti jednotlivé služby a cílové skupiny) a akce, u kterých jim budeš eventovým partnerem.
• Pochopíš interní procesy, nástroje a principy projektového řízení, které v JIC používáme – včetně administrace poptávek, objednávek a fakturace v ERP systému K2.
• Získáš přehled o spolupráci s externími dodavateli (produkce, technika, catering…) i s partnery, se kterými se na akcích potkáváme.
• Převezmeš eventový kalendář JIC a začneš hlídat termíny vlastních i partnerských akcí.
• Samostatně připravíš první vlastní akci JIC a zajistíš účast JIC na první partnerské akci.

Jaké budou tvoje cíle v prvním roce

• Mít na starosti kompletní přípravu, organizaci a realizaci akcí pod značkou JIC – od spolupráce na plánování přes logistiku, rozpočet, výběr dodavatelů a registrace až po vyhodnocení.
• Samostatně řídit účast JIC na partnerských akcích – komunikovat s partnery a organizátory, hlídat plnění partnerských závazků (stánek, řečníci a panely, propagace a další protiplnění) a koordinovat přípravu s interními týmy JIC.
• Odpovídat za eventový kalendář JIC, koordinovat termíny se zahraničními misemi a hlídat, aby nové akce zapadaly do celkového plánu.
• Koordinovat akce realizované formou barteru či bez finančního plnění a mít přehled o vzájemných závazcích s partnery.
• Sbírat data a zpětnou vazbu z akcí (účast, leady, plnění závazků) a připravovat podklady pro vyhodnocení jejich přínosu i pro plánování dalších akcí.
• Vést a koordinovat brigádníky na akcích.
• Hledat, kde si práci usnadnit automatizací a nástroji AI, a sledovat nové eventové trendy a technologie.

Jaké zkušenosti a dovednosti bys měl/a mít?

• Organizaci a realizaci eventů se věnuješ několik let (ideálně 3 roky a více) – akce už máš „v rukou“ a víš, co všechno je potřeba pohlídat.
• Organizoval/a jsi různorodé akce (konference, networkingové, oborové či startupové eventy) a ideálně jsi zajišťoval/a i účast své organizace na akcích jiných organizátorů.
• Umíš pracovat s rozpočtem a držet základní finanční kontrolu.
• Řídil/a jsi externí dodavatele a vedl/a brigádníky na akcích.
• Umíš vyjednávat – denně budeš jednat s partnery, organizátory, dodavateli i řečníky.
• Orientuješ se v projektovém řízení (harmonogramech, úkolech a rizicích).
• Držíš si pořádek v termínech, úkolech i závazcích a jsi pečlivý/á i v administrativě (poptávky, objednávky, fakturace).
• Baví tě pracovat s nástroji AI a automatizovat rutinu.
• Máš řidičský průkaz sk. B.
• Výhodou je zkušenost s ERP systémem (ideálně K2) a zkušenost z organizace financované (alespoň částečně) z veřejných zdrojů.

Koho Martin hledá do svého týmu?
„Hledám do týmu zkušeného eventového praktika, který převezme odpovědnost za realizaci akcí JIC – těch našich vlastních i těch, kde JIC vystupuje jako partner.
Nepotřebuji stratéga, který bude vymýšlet koncepce eventové komunikace. Potřebuji výkonného člověka, který má s akcemi zkušenosti, ví, jak na to, a hlavně věci dotahuje do konce. Někoho strukturovaného a dobře organizovaného, kdo v dynamickém prostředí neztrácí přehled. Každá akce přináší překvapení a nečekané situace, a tak potřebuji člověka, který v takové chvíli zachová chladnou hlavu a přijde s řešením, ne jen s výčtem problémů. Důležitá je pro mě také dobrá komunikace – jak směrem dovnitř JICu, tak k partnerům, organizátorům, dodavatelům a hostům akcí. A aby toho nebylo málo, v téhle roli je potřeba časová flexibilita, pečlivost a vysoká míra zodpovědnosti.
Hledám někoho, koho baví práce s lidmi a komunitou, zajímá se o inovace, startupy a podnikavost a má radost z toho, když díky jeho práci proběhne hladce akce, která propojuje lidi s drivem, vizí a chutí měnit věci kolem sebe.“

0,8 HPP, doba určitá na 1 rok, zástup za mateřskou s případnou možností prodloužení