Odborný pracovník / odborná pracovnice archivní a spisové služby (M/Ž)

Pracovní nabídka

Odborný pracovník / odborná pracovnice archivní a spisové služby (M/Ž)

Fyziologický ústav Akademie věd ČR, v. v. i. (FGÚ), patří mezi přední biomedicínská výzkumná pracoviště v České republice.

Do týmu sekretariátu hledáme zkušeného kolegu nebo kolegyni se znalostí archivnictví a spisové služby. Hledáme pečlivou, samostatnou a rozhodnou osobnost, která dokáže nastavovat jasná pravidla, dohlížet na jejich dodržování a být metodickou oporou zaměstnancům ústavu.

Náplň práce:

• zajišťování příjmu, kontroly, evidence, rozdělování a odesílání listinných i elektronických dokumentů včetně práce s datovou schránkou,
• práce v elektronickém systému spisové služby, kontrola elektronických dokumentů a ověřování elektronických podpisů, pečetí a časových razítek,
• kontrola oběhu, vyřizování a uzavírání dokumentů a spisů, včetně jejich úplnosti, metadat a výstupních datových formátů,
• zařazování dokumentů podle spisového a skartačního plánu, sledování skartačních lhůt a spouštěcích událostí,
• správa centrálních spisoven, ukládání a vyhledávání dokumentů a evidence jejich zapůjčování a nahlížení,
• příprava skartačních návrhů a podkladů a administrativní zajištění skartačního řízení s MÚA AV ČR, v. v. i.,
• spolupráce s IT na řádném provozu elektronického systému spisové služby a dlouhodobém uchovávání digitálních dokumentů a metadat,
• metodická podpora zaměstnanců, sledování legislativních změn a příprava aktualizací spisového řádu, spisového a skartačního plánu a souvisejících interních postupů,
• další administrativní úkoly související s činností sekretariátu.

Požadujeme:

• minimálně středoškolské vzdělání s maturitou; vzdělání v oblasti archivnictví, veřejné správy nebo příbuzném oboru je výhodou,
• prokazatelnou praxi v archivnictví nebo spisové službě,
• dobrou znalost právních předpisů upravujících archivnictví a spisovou službu, zejména zákona č. 499/2004 Sb. a souvisejících prováděcích předpisů,
• praktickou zkušenost s elektronickým systémem spisové služby a skartačním řízením,
• velmi dobrou znalost českého jazyka a schopnost přesně formulovat písemné dokumenty a metodické pokyny,
• uživatelskou znalost MS Office a dobrou orientaci v elektronických informačních systémech,
• pečlivost, systematičnost, samostatnost a vysokou administrativní spolehlivost,
• schopnost rozhodovat, určovat priority, hlídat termíny a důsledně prosazovat správné postupy,
• dobré komunikační schopnosti, diskrétnost a odpovědný přístup.

Výhodou:

• zkušenost se spisovou službou u veřejnoprávního původce,
• zkušenost s elektronickým skartačním řízením a archivním portálem,
• zkušenost s přípravou nebo aktualizací spisového řádu a spisového a skartačního plánu,
• praxe ve veřejné, akademické nebo výzkumné instituci,
• zkušenost se školením a metodickým vedením uživatelů.

Nabízíme:

• práci na plný úvazek,
• pracovní smlouvu na dobu určitou s možností prodloužení,
• odpovědnou a samostatnou práci s možností ovlivnit nastavení procesů v celé instituci,
• zázemí stabilní veřejné výzkumné instituce,
• podporu odborného vzdělávání a účasti na metodických školeních,
• flexibilní pracovní dobu a možnost občasné práce z domova po dohodě,
• 5 týdnů dovolené a 3 dny zdravotního volna,
• stravenkový paušál 100 Kč za každý odpracovaný den,
• příspěvek na MultiSport, penzijní připojištění nebo Edenred Benefits po zkušební době,
• dětskou skupinu v areálu, možnost parkování, kolárnu a dobrou dostupnost MHD,
• možnost využití posilovny a squashového kurtu v areálu.

Nástup: podle dohody
 Místo výkonu práce: Praha 4 – Krč
 Kontaktní osoba: Ing. Kateřina Rozsypalová

Přihlášky zasílejte ve formě strukturovaného životopisu a krátkého motivačního dopisu. Vybraní uchazeči budou pozváni k osobnímu pohovoru.