Pravá ruka zkušeného foundera (Personal/Executive Asistent/ka)

Pracovní nabídka

Slova šéfa...

„Jsem teď sám sobě největší brzdou. Místo toho, abych se věnoval rozvoji businessu a investicím, zabírá mi většinu produktivního času operativa, a já hledám člověka, který mě jí úspěšně zbaví.“

Tvůj (možná už příští) šéf je tak trochu geek, trochu vizionář. V minulosti vybudoval úspěšný startup www.safetica.com a dnes se věnuje vedení vlastní investiční skupiny, investování do startupů a obchodování na kapitálových trzích. Rozhovor s ním v DVTV: https://www.dvtv.cz/player/resime-ochranu-citlivych-dat-ted-jsme-v-sedmdesati-zemich-tetris-me-fascinuje-je-to-logicka-hra-rika-jakub-mahdal?type=VIDEO

Tvůj hlavní úkol bude šetřit jeho čas. Budeš jeho osobní asistentkou/asistentem, která/ý mu kompletně odlehčí od veškeré osobní agendy: řízení osobního kalendáře, concierge služby, koordinace osobních schůzek, správa bytu, jednání s úřady, cestování na klíč, správa vozového parku, stěhování a mnoho dalšího. Pracovat budeš vedle druhé asistentky, se kterou si agendu rozdělíte.

Co budeš konkrétně dělat?

Správa kalendáře a času

• Plná zodpovědnost za osobní kalendář a koordinaci schůzek. V kalendáři neexistuje „TBC“: buď je to objednané a potvrzené, nebo to tam není.
• Zajištění hladké realizace všech naplánovaných aktivit bez prodlev a komplikací, vždy s časovou rezervou
• Správa e-mailové komunikace dle potřeby

Travel management

• Kompletní itineráře cest od A do Z: letenky, ubytování, transfery, restaurace, každý detail
• Před každou cestou checklist, po každé cestě vyúčtování
• Koordinace služebních i soukromých cest s mezinárodními partnery a dodavateli

Správa bytu, domácnosti a vozového parku

• Koordinace úklidu, údržby, oprav, jednání se správci nemovitostí a dodavateli
• Kompletní péče o vozidla: tankování, mytí, STK, pneumatiky, pojištění, pokuty, servisy

Osobní záležitosti

• Nákupy dle zadání včetně vratek, čistírna, barber, restaurace, dárky
• Návrhy míst a zážitků včetně kompletního bookingu

Zdraví a wellness

• Longevity protokol: suplementy, koordinace s lékaři a specialisty, sledování a objednávání všeho potřebného

Komunikace, úřady, projekty

• Komunikace s dodavateli, specialisty a úřady v osobní sféře, česky i anglicky
• Koordinace osobních projektů od začátku do konce, rešerše a dohledávání informací
• Řešení běžných i neočekávaných situací

Executive asistence

• Agenda v šéfově investiční firmě dle potřeby
• Firemní projektový management

Jak u nás pracujeme

• Bez procesů. Zadání bývá neúplné a cestu si hledáš sám/sama. Platíme za úsudek a selský rozum, ne za vykonání kroků podle manuálu.
• AI first. AI nástroje (ChatGPT, Claude a další) jsou tvoje první ruka na rešerše, drafty a kontrolu.
• No bullshit. Upřímná zpětná vazba oběma směry, bez obalu a bez následků. Žádný micromanagement, ale ani žádné výmluvy.
• Tempo. Šéf má vysoké nároky na kvalitu a rychlost, plány se mění ze dne na den. Očekává proaktivitu a schopnost anticipovat jeho potřeby.
• Projektový přístup. Úkoly mají navazující kroky, které si rozvrhneš sám/sama tak, aby byl celý projekt hotový včas a správně.

Co dělat nebudeš?

• Rigidní práci v open office kanceláři
• Rutinní kancelářské úkoly s jasným postupem, každý případ je jiný

Co bychom chtěli od tebe?

• Zkušenost z prostředí bez procesů. Předchozí práce personal/executive assistant je podmínkou. Ideálně pro foundera, majitele firmy nebo family office. Samotná praxe z velké korporace s definovanou rolí nestačí.
• Cit pro detail a dotahování. Žádný detail neunikne, každá věc je dotažená do konce včetně vyúčtování a potvrzení.
• Schopnost rychle se učit. Chytrá osoba, která efektivně myslí a řeší problémy.
• Efektivní využívání AI nástrojů. Umíš s nimi zrychlit a zkvalitnit svou práci a víš, kde jim nevěřit.
• Psychická odolnost a chuť pracovat. Náročná náplň, člověk, který se nevzdává a přijímá upřímný feedback.
• Adaptabilita a samostatnost. Věci se mění každý den. Převezmeš kompletní agendu a zařídíš vše potřebné.
• Loajalita a diskrétnost. Uvidíš do soukromí i do byznysu. Zaměření na dlouhodobou spolupráci, klidně mnoho let.
• Angličtina aspoň na úrovni C1. S šéfem česky, s mnoha dodavateli anglicky, slovem i písmem.
• Aktivní řidič/ka (skupina B). Zařizování často vyžaduje cestování v rámci Prahy i mimo ni.
• Technologická zdatnost. Moderní nástroje pro organizaci práce používáš samozřejmě a rychle.
• Vlastnictví chyb. Když něco nevyjde, dozví se to šéf od tebe jako první, ne od někoho jiného a ne až se ho zeptá.

Co nabízíme?

• Výjimečné ohodnocení: S ohledem na český trh vysoká finanční odměna (80-100 tis. na IČO), která odpovídá tvým zkušenostem a schopnostem.
• No bullshit, otevřený a férový přístup.
• Prostředí: Budeš v denním kontaktu s inteligentními lidmi. Pokud budeš šikovný/á, můžeš se od nich hodně naučit.
• Místo a forma: Praha, full-time, částečně remote, IČO, pracovní smlouva možná po zapracování.
• Zkušební období 3 měsíce s jasně řečenými očekáváními od prvního dne.

Jak bude výběr probíhat?

• krátký online screening (10 minut),
• 1. kolo s případovými studiemi z reálné praxe a
• 2. kolo s pracovním vzorkem, tedy skutečným úkolem s neúplným zadáním. Celé to zvládneme do několika týdnů.

Těšíme se na tvou odpověď!