Manažer/ka Back Office

Pracovní nabídka

Baví vás vést tým, propojovat lidi a nastavovat procesy tak, aby dobře fungovaly napříč celou organizací?

Jsme Global Partner a poskytujeme sociální a zdravotní služby lidem, kteří potřebují podporu a péči. Naše skupina zahrnuje různé typy služeb a pracovišť, včetně pobytových zařízení. Člověk a jeho důstojnost jsou pro nás na prvním místě – a stejně důležité je pro nás vytvářet kvalitní zázemí pro kolegy, kteří o naše klienty každý den pečují.

Do našeho týmu hledáme Manažera/ku Back Office, který/á převezme vedení menšího administrativního týmu a odpovědnost za klíčové provozní a administrativní oblasti napříč celou skupinou.

Back office u nás představuje praktické zázemí celé skupiny. Zastřešuje různorodé administrativní a provozní agendy, které nejsou součástí specializovaných útvarů, a zajišťuje, aby se na ně nezapomnělo a byly včas a správně dotažené.

Část procesů už máme nastavenou, další postupně rozvíjíme. Jedním z vašich hlavních úkolů bude sjednocovat fungování back office napříč skupinou a zavádět společné postupy tam, kde dávají smysl. Zároveň potřebujeme respektovat rozdílné potřeby jednotlivých služeb a pracovišť.

Některé oblasti budete řešit sami, jiné prostřednictvím kolegů nebo externích odborných partnerů. Vaší rolí nebude všechno odborně ovládat, ale vědět, co je potřeba udělat, kdo to má zajistit, pohlídat termín a dotáhnout věc do konce.

Co taková práce obnáší?

• Povedete menší tým administrativních kolegů, budete koordinovat jejich práci, nastavovat priority a podporovat je v každodenní agendě.
• Budete sjednocovat a rozvíjet back-office procesy napříč skupinou a pomáhat převádět společné postupy do každodenní praxe.
• Budete propojovat potřeby centrály a jednotlivých pracovišť, včetně našich pobytových zařízení, a hledat řešení, která fungují pro skupinu jako celek a zároveň respektují specifika jednotlivých provozů.
• Zastřešíte vozový park ve spolupráci s externím partnerem – od koordinace požadavků jednotlivých pracovišť a výběru či obměny vozidel až po řešení pojistných událostí. Ty se týkají především vozového parku, částečně ale i dalších škod. Budete koordinovat celý proces od nahlášení a zajištění podkladů přes komunikaci s pojišťovnami a partnery až po uzavření případu.
• Budete koordinovat oblast BOZP a požární ochrany, revizí a dalších provozních povinností ve spolupráci s externími odbornými partnery a dohlížet na související agendu napříč našimi pracovišti.
• Převezmete odpovědnost za agendu spojenou s pronájmy a provozem prostor a komunikaci s pronajímateli.
• Budete koordinovat dodavatele a externí partnery, hlídat kvalitu poskytovaných služeb a řešit související provozní požadavky.
• Společně s týmem budete zastřešovat objednávky zboží a služeb a hledat možnosti, jak nákupní a objednávkové procesy postupně zjednodušovat a sjednocovat.

Nečekáme, že budete odborníkem na každou z těchto oblastí. Hledáme člověka, který se nové agendy nezalekne, dokáže si rychle zjistit, jak funguje, najít správného odborníka nebo dodavatele, zorganizovat potřebné kroky a odpovědně je dotáhnout. Pak je důležité umět je koordinovat, mít o věcech přehled, dobře spolupracovat s externími partnery a zajistit, aby vše fungovalo tak, jak má.

Co budete potřebovat?

• zkušenost s vedením menšího týmu,
• praktickou zkušenost s administrativním nebo provozním zajištěním firmy – ať už z back office, office managementu, facility, provozu nebo obdobné různorodé role,
• ochotu pustit se i do agendy, se kterou jste se dosud nesetkal/a, zjistit si potřebné informace a najít praktické řešení,
• zkušenost s nastavováním, sjednocováním nebo zlepšováním procesů,
• schopnost koordinovat několik různorodých oblastí a dobře si nastavovat priority,
• schopnost jednat s dodavateli a externími partnery,
• velmi dobré organizační schopnosti a schopnost věci dotahovat,
• schopnost dívat se na fungování organizace v souvislostech a hledat praktická řešení,
• přirozenou a partnerskou komunikaci,
• pracovitost, samostatnost a odpovědnost,
• řidičský průkaz skupiny B,
• dobrou uživatelskou znalost běžných kancelářských nástrojů a ochotu využívat digitální řešení pro evidenci úkolů, dokumentů, termínů a opakujících se procesů.

Hledáme člověka, který dokáže spojit vedení lidí, organizaci každodenního provozu a systematický přístup k procesům. Někoho, kdo má rád, když věci mají jasná pravidla a odpovědnosti, ale zároveň ví, že dobrý proces má lidem především usnadňovat práci.

Co vám za to nabídneme?

• práci s reálným dopadem na fungování celé skupiny Global Partner,
• vedení vlastního menšího týmu,
• možnost ovlivnit, jak bude back office napříč skupinou fungovat,
• různorodou roli, ve které se propojuje vedení lidí, provoz, procesy i spolupráce s externími partnery,
• prostor přicházet s vlastními podněty a praktickými zlepšeními,
• spolupráci s managementem i kolegy z jednotlivých služeb a pracovišť,
• možnost práce převážně z domova s občasným dojížděním do kanceláře v Praze. Ideálně hledáme někoho ze Středočeského kraje – místo výkonu práce nemusí být přímo v Praze a rádi se domluvíme flexibilně podle možností kandidáta.

Proč se k nám přidat právě teď?

Global Partner se rozvíjí a spolu s tím chceme dál posouvat i naše vnitřní fungování.

Některé procesy a služby už máme nastavené, jiné potřebujeme dále rozvíjet. Teď chceme jejich fungování lépe propojit a postupně sjednotit napříč skupinou, nastavit jasné odpovědnosti a společné postupy, a přitom zachovat prostor pro specifické potřeby jednotlivých služeb a pracovišť.

Nechceme sjednocovat procesy jen proto, aby byly všude stejné. Chceme, aby byly jednoduché, efektivní, a především dobře fungovaly lidem, kteří je každý den používají.

Hledáme proto kolegu nebo kolegyni, který/á převezme odpovědnost za Back Office jako celek, povede svůj tým a pomůže nám vytvářet spolehlivé zázemí pro celou skupinu Global Partner – od centrály až po jednotlivá pracoviště a pobytová zařízení.

Zaujala vás tato příležitost?

Pošlete nám svůj životopis. Rádi se s vámi spojíme, představíme vám Global Partner, náš tým a řekneme více o tom, co nás v oblasti Back Office čeká.

Těšíme se na setkání a možnou spolupráci!