Documentation Specialist / Service Center Coordinator

Pracovní nabídka

Documentation Specialist / Service Center Coordinator

Greencarrier Consolidators Czech Republic s.r.o.

Jsme součástí mezinárodní skupiny Greencarrier – skandinávsky otevření, upřímní a nekomplikovaní. Věříme v humor & joy, opravdové zapojení a udržitelný přístup k tomu, co děláme.

Naše pražská pobočka se rozrůstá o service centrum, které bude administrativně podporovat naše zahraniční pobočky. Proto hledáme pečlivého kolegu nebo kolegyni, který/á má rád/a pořádek v dokumentech, datech i termínech.

We are part of the international Greencarrier Group – Scandinavian in spirit, open-minded, honest and refreshingly straightforward. We believe in humor & joy, true involvement and a sustainable way of working.

Our Prague branch is expanding with a service center that will provide administrative support to our offices abroad. We are therefore looking for a detail-oriented colleague who likes keeping documents, data and deadlines in order.

Co tě u nás čeká?

• Příprava, zpracování a kontrola přepravní dokumentace.
• Zadávání a aktualizace údajů v interních systémech.
• Každodenní komunikace s našimi pobočkami a kolegy v zahraničí, převážně v angličtině.
• Kontrola správnosti a úplnosti podkladů a řešení případných nesrovnalostí.
• Sledování termínů a zajištění toho, aby potřebné dokumenty byly připravené včas.
• Administrativní podpora provozních týmů napříč skupinou.
• Práce s jasně nastavenými procesy, ve kterých je ale vždy prostor hledat jednodušší a efektivnější řešení.

Hlavní roli u nás hraje přesnost, spolehlivost a dobrá komunikace s kolegy i klienty.

What will you do?

• Prepare, process and check transport documentation.
• Enter and update information in our internal systems.
• Communicate daily with our offices and colleagues abroad, mainly in English.
• Check that documents and data are complete and accurate and resolve any discrepancies.
• Monitor deadlines and make sure all required documentation is prepared on time.
• Provide administrative support to operational teams across the group.
• Work with clearly defined processes while helping us find simpler and more efficient ways of doing things.

Accuracy, reliability and good communication with colleagues and clients are what matter most.

Koho hledáme?

• Někoho, kdo je pečlivý, systematický a všimne si, když v dokumentu nebo systému něco nesedí.
• Člověka, který si umí zorganizovat práci a hlídat několik úkolů a termínů současně.
• Někoho, kdo se nebojí každý den číst a psát v angličtině. Dokonalý přízvuk nepotřebuješ, důležité je, abys dokázal/a jasně komunikovat.
• Kolegu nebo kolegyni, kterému/které vyhovuje administrativní práce a práce s daty, dokumenty a interními systémy.
• Běžnou uživatelskou znalost MS Office, především Outlooku.
• Zkušenost z logistiky, dopravy, zákaznického servisu nebo administrativního centra je výhodou, ale není podmínkou. Potřebné procesy tě naučíme.
• Především hledáme spolehlivou a otevřenou osobnost, která se nebojí zeptat, když si není něčím jistá.

Who are we looking for?

• Someone who is detail-oriented, systematic and able to spot when something in a document or system does not look right.
• A well-organised person who can manage several tasks and deadlines at the same time.
• Someone who is comfortable reading and writing in English every day. You do not need a perfect accent – clear communication is what matters.
• A person who is comfortable working with data, documents and internal systems.
• A confident user of MS Office, particularly Outlook.
• Previous experience in logistics, transport, customer service or an administrative service center is an advantage, but it is not essential. We will teach you the necessary processes.
• Most importantly, we are looking for a reliable and open-minded person who is not afraid to ask questions when something is unclear.

Co nabízíme?

• 28 dní dovolené.
• Možnost práce z domova dle domluvy a po zaučení.
• Férové finanční ohodnocení a zaměstnanecké benefity.
• Důkladné zaškolení a podporu zkušených kolegů.
• Stabilní práci v mezinárodní společnosti s každodenním využitím angličtiny.
• Svobodu, důvěru a prostor převzít odpovědnost za vlastní práci.
• Přátelské a neformální prostředí, kde nejde jen o KPI, ale především o lidi a dobře odvedenou práci.
• Možnost být od začátku součástí nově vznikajícího service centra a podílet se na nastavení jeho fungování.
• Zázemí úplně nové kanceláře v moderním areálu Lihovar na Praze 5.

What do we offer?

• 28 days of annual leave.
• The possibility of working from home by agreement and after completing your initial training.
• Fair compensation and employee benefits.
• Thorough training and support from experienced colleagues.
• A stable position in an international company where you will use English every day.
• Freedom, trust and the opportunity to take responsibility for your own work.
• A friendly and informal environment where it is not only about KPIs, but also about people and doing a good job.
• The opportunity to join a newly established service center from the beginning and help shape the way it works.
• A brand-new office in the modern Lihovar development in Prague 5.

Kde nás najdeš?

Praha 5 – Lihovar, v úplně nové kanceláři s výbornou dostupností městskou hromadnou dopravou.

Where will you work?

Prague 5 – Lihovar, in our brand-new office with excellent public transport connections.

Zaujalo tě to?

Pošli nám svůj životopis v angličtině a přidej pár řádků o tom, proč tě nabídka zaujala. Formální motivační dopis nepotřebujeme – chceme se především dozvědět něco o tobě.

Interested?

Send us your CV in English together with a few lines about why the position caught your attention. There is no need for a formal cover letter – we would simply like to learn a little more about you.