Office Manager

Pracovní nabídka

Umíte zorganizovat sebe, čas i věci kolem? Zvládnete si poradit, když je problém, ale taky se nebojíte říct si o pomoc? Dokážete udržet pořádek tam, kde jiní vidí chaos?

Vaší hlavní náplní práce bude zejména:

• Zajištění čistoty a pořádku v kanceláři.
• Příjem a distribuce pošty a zásilek: Správa příchozí a odchozí pošty a zásilek, jejich evidence a distribuce mezi kolegy.
• Zajišťování zásilek do zahraničí, komunikace s logistickými firmami - spolupráce na plynulém dovozním/ vývozním celním řízení, komunikace s dopravci, zajištění všech souvisejících oficiálních dokumentů, kontakt s příjemcem/odesílatelem.
• Objednávky HW a SW dle předem schválených nabídek vč. komunikace s dodavatelem, sledování termínů, organizace dopravy.
• Podpora a organizace firemních událostí a schůzek: Plánování a organizace firemních akcí, podpora marketingu při zajištění mezinárodních výstav.
• Jednání s úřady: zajištění potřebných dokumentů pro projekty – výpisy z rejstříků, apod.
• Správa vozového parku a mobilních služeb: Koordinace a údržba firemních vozidel a správa mobilních služeb.
• Podpora administrativy napříč společností: Pomoc s administrativními úkoly různým oddělením, od datových zpráv po správu firemní dokumentace.
• Podpora projektového oddělení: reporting, hlídání deadline, organizace služebních cest (zajištění ubytování, letenek, vyúčtování cestovních výloh, komunikace s cestovní agenturou).
• Zajištění občerstvení na pracovišti: Objednávání a doplňování občerstvení pro zaměstnance, zajištění komfortu na pracovišti.
• Správa pokladny a firemních karet: Zodpovědnost za pokladnu, správa a evidence firemních karet.
• Správa, aktualizace a archivace firemní dokumentace: Pečlivá evidence, aktualizace a archivace dokumentů, zajištění, že všechny důležité informace jsou dostupné a řádně uložené.
• Práce s fakturačním softwarem, zpracování faktur a jejich evidence, spolupráce s externí účetní firmou a kontrolorem.
• Správa přiděleného majetku, spolupráce s HR a IT: Zajištění správy firemního majetku ve spolupráci s HR a IT oddělením, řešení případných problémů a aktualizací.

Co z Vás udělá ideálního kandidáta?

• Organizační schopnosti: Schopnost efektivně plánovat a organizovat denní aktivity a události v kanceláři.
• Pečlivost a zodpovědnost: Detailní přístup k administrativním úkolům, správa dokumentace a pokladny s vysokou mírou spolehlivosti.
• Komunikativnost: Schopnost profesionálně komunikovat s kolegy, klienty i návštěvami, a to osobně i elektronicky, česky a anglicky.
• Proaktivita: Schopnost samostatně identifikovat potřeby kanceláře a přicházet s návrhy na zlepšení.
• Příjemné vystupování: Usměvavý a vstřícný přístup, který přispěje k pozitivní atmosféře v týmu.
• Flexibilita: Ochota převzít různé úkoly napříč společností a rychle se přizpůsobit novým výzvám.
• Praxe na dané pozici či obdobné pozici (back office).
• Znalost Office.
• Dobrá angličtina.

Co můžeme nabídnout

• Práce na HPP; 3/4 úvazku
• 25 dní dovolené + 3 sick days ročně
• Příspěvek na MultiSportku
• Firemní akce
• Výuka angličtiny v pracovní době
• Občerstvení na pracovišti
• Služební mobilní telefon + notebook
• Referral bonus v případě doporučení nového kolegy
• Flexibilní prac.doba
• Dog friendly kancelář
• Nástup ihned