Administrativní koordinátor/ka zakázek

Pracovní nabídka

Hledáme pečlivého a dobře organizovaného člověka, který má rád pořádek v dokumentech, termínech a informacích. Vaší rolí bude administrativně a organizačně podporovat tým při přípravě a realizaci zakázek na dodávky IT techniky a služeb.

Nejde o technickou IT roli, obchodní pozici ani projektové řízení. Nemusíte rozumět IT technologiím do hloubky. Důležité pro nás je, abyste uměl/a pracovat systematicky, pohlídat si termíny, dotahovat úkoly do konce a dobře komunikovat s kolegy, dodavateli i zákazníky.

Tato pozice může být vhodná například pro někoho, kdo má zkušenost z administrativy, office managementu, logistiky, zákaznické podpory, back office nebo veřejné správy a chce se posunout do soukromého sektoru v prostředí stabilní firmy.

Co vás čeká
Budete podporovat tým při přípravě podkladů do výběrových řízení a při následné administraci zakázek. Konkrétně půjde hlavně o:

• shromažďování dokumentů a podkladů k zakázkám,
• podávání přihlášek do výběrových řízení podle připravených instrukcí,
• hlídání termínů, dokumentace a kompletnosti podkladů,
• komunikaci s interním týmem, dodavateli a zákazníky,
• koordinaci dodávek, dodacích listů a návazné fakturace,
• spolupráci s finančním oddělením při vyúčtování zakázek,
• vedení přehledu o stavu jednotlivých zakázek,
• běžnou administrativní a office podporu týmu.

Technické specifikace a odborné IT podklady vám připraví kolegové. Vaším úkolem bude zajistit, aby administrativa, termíny a návazné kroky běžely hladce.

Co od vás očekáváme

• zkušenost z administrativy, koordinace, logistiky, zákaznické podpory, back office, office managementu nebo veřejné správy,
• ideálně přibližně 2–5 let praxe, ale důležitější je pro nás přístup než přesný počet let,
• pečlivost, spolehlivost a schopnost udržet si přehled nad více úkoly najednou,
• dobré organizační schopnosti a smysl pro detail,
• příjemnou, věcnou a profesionální komunikaci,
• základní orientaci v administrativních nebo obchodních procesech, například fakturaci, objednávkách, dodacích listech nebo práci s dokumenty,
• běžnou znalost MS Office, zejména Outlook, Word a Excel,
• chuť učit se nové postupy a fungovat jako opora týmu.

Výhodou je zkušenost s veřejnými zakázkami, výběrovými řízeními nebo prací ve státní správě. Výhodou může být i zkušenost z IT prostředí, ale rozhodně není podmínkou.

Co nabízíme

• administrativně-koordinační roli ve stabilní IT firmě,
• práci, kde uvidíte celý proces zakázky od začátku až po uzavření,
• přátelský tým, kde si lidé pomáhají,
• zaučení do oblasti zakázek, dodávek a interních procesů,
• moderní kanceláře v Záběhlickém zámku v Praze,
• pracovní poměr na HPP,
• nástup možný ihned nebo dle domluvy,
• 25 dní dovolené,
• stravenkový paušál,
• teambuildingy a firemní akce.

Proč se k nám přidat
Nebudete jen vyřizovat izolované úkoly bez kontextu. Budete důležitou součástí týmu, který zajišťuje, aby zakázky proběhly včas, správně a bez zbytečných chyb.

Hledáme člověka, který má rád řád, umí si věci dobře zorganizovat a je pro ostatní spolehlivou oporou. Pokud vás baví administrativa, práce s dokumenty, koordinace dodávek a komunikace s lidmi, může vám tahle role dobře sednout.