Asistent/ka vedoucího Studijního oddělení

Pracovní nabídka

Filozofická fakulta Univerzity Karlovy hledá zkušeného a samostatného kolegu či kolegyni na pozici asistenta/ky vedoucího Studijního oddělení. Pozice je koncipována jako seniorní sekretářská a koordinační role, která je klíčovou podporou vedení studijní agendy a chodu oddělení.

Co bude Vaším úkolem?

• Koordinační podpora vedoucího

Organizace porad, příprava podkladů pro děkanát, proděkany, referáty
Správa kalendáře, harmonogramů a sdílených plánů
Správa emailových schránek a telefonních linek
Podpora v rámci agend Studijního oddělení, tvůrčí podíl a výkon v projektech (např. úpravy obsahu webů SO, nastavení workflow a metodik nových procesů)
Správa kancelářských potřeb, nákupů a evidence na SHP

• Administrativní management

Spisová služba (ESS) – příjem, vyřizování a překlápění dokumentů
Vedení přehledu a harmonogramu Studijního oddělení s ohledem na harmonogram akademického roku a personální stav

• Ekonomická agenda (podpora) a provozní činností

Příprava průvodních listů k fakturám, žádanek a objednávek.
Evidence smluv, kontrola podkladů pro registr smluv
Příprava podkladů pro Ekonomické oddělení (podpisové vzory, kontrola čerpání zakázek aj.).
Inventarizace majetku (fyzická i administrativní část)

• Personální agenda

Podpora při výběrových řízeních, příprava dokumentace
Příprava podkladů pro Personální oddělení, adaptace nových zaměstnanců vč. administrace přístupů a vybavení
Správa procesů rozvoje a hodnocení zaměstnanců (např. kurzů, pracovních cest aj.)
Evidence a kontrola docházky (CIS/Verso), zpracovávání výkazů práce a statistik

• Komunikační a organizační úkoly

Správa intranetu, aktualizace informací pro rozvojové akce
Podpora akcí (DOD, přijímací řízení, RPŘ) – příprava materiálů, prezence

• Specifické úkoly

Administrace DPP/DPČ pro externí spolupracovníky
Zajištění odměn za přijímací řízení


Jaké požadavky byste měl/a splňovat? 

• Úplné SŠ vzdělání (maturita)
• Zkušenosti se seniorní administrativní nebo asistenční pozicí (ideálně ve veřejné či akademické instituci)
• Velmi dobré organizační a koordinační schopnosti
• Samostatnost, pečlivost a zodpovědný přístup
• Schopnost pracovat s více agendami současně
• znalost práce na PC (MS Office, e-mailová komunikace)
• Profesionální vystupování a dobré komunikační dovednosti

Co Vám nabízíme? 

• plný pracovní úvazek (40 hodin týdně)
• mzda 34 000 – 38 000 Kč hrubého za měsíc (dle zkušeností a předchozí praxe)
• pracovní poměr na dobu určitou 1 rok s možností prodloužení na dobu neurčitou v případě oboustranné spokojenosti
• příjemné a inspirativní akademické prostředí
• pracoviště v centru Prahy
• rozmanitou práci v dynamickém a přátelském kolektivu
• možnost dalšího odborného a jazykového vzdělávání (např. vlastní jazyková škola pro zaměstnance)
• pracovní zkušenost v prostředí renomované instituce
• odborné zaučení na pozici

Zaměstnanecké benefity

• 5 týdnů dovolené + 5 dnů osobnostního rozvoje
• příspěvek na stravování
• flexibilní pracovní doba (netýká se úředních hodin)
• Multisport karta
• fakultní jazyková škola JazykoFFka
• profesní a osobní rozvoj – vzdělávání zaměstnanců
• fakultní program benefitů: http://www.ff.cuni.cz/benefity

Nástup: ihned nebo dle domluvy

V případě zájmu zašlete strukturovaný životopis a krátký motivační dopis.