Back office Asistent/ka - part time

Pracovní nabídka

Kontrolka je stabilní česká společnost s více než 10letou historií. Dodáváme specializovaná digitální řešení pro automobilový průmysl a spolupracujeme s významnými zákazníky v Česku i zahraničí. Zakládáme si na profesionálním přístupu, přesnosti a spolehlivosti. Máme zavedené procesy a jasně nastavené fungování.

Pro naši kancelář na Praze 4 hledáme pečlivého a spolehlivého člověka na zkrácený úvazek, který bude zajišťovat pravidelnou firemní administrativu a provozní agendu.

Hledáme někoho, komu vyhovuje systematická práce, opakující se úkoly a jasně dané postupy. Někoho, kdo má rád pořádek v dokumentech, přehledné tabulky a dobrý pocit z toho, že je všechno správně zpracované a včas hotové.

Pozice je zaměřená především na pravidelnou administrativní práci podle zavedených postupů.

Co u nás budeš dělat?

Fakturace a účetní administrativa

• Vystavovat faktury a připravovat cenové nabídky podle dodaných podkladů.
• Evidovat platby a kontrolovat termíny splatnosti.
• Připravovat a předávat doklady externí účetní firmě.
• Kontrolovat správnost a úplnost účetních podkladů

Personální a mzdová administrativa

• Připravovat pravidelné měsíční podklady pro mzdy a zpracovávat docházku.
• Vést evidenci pracovních smluv, dodatků a dalších dokumentů.
• Připravovat podklady pro nábor, vést krátké úvodní pohovory s kandidáty a domlouvat termíny dalších pohovorů.
• Aktualizovat personální tabulky a evidence.

Správa dokumentů a firemních systémů

• Udržovat firemní dokumenty a sdílený disk v přehledné struktuře.
• Pracovat s připravenými šablonami, tabulkami a evidencemi.
• Kontrolovat, doplňovat a archivovat dokumenty.
• Postupovat podle nastavených administrativních pravidel.

Běžný provoz kanceláře

• Objednávat kancelářské potřeby, občerstvení a další provozní vybavení.
• Komunikovat s dodavateli ohledně pravidelných provozních záležitostí.
• Vyřizovat běžné kancelářské a provozní úkoly, včetně zalévání květin.
• Zpracovávat administrativní podklady pro vedení společnosti podle konkrétních zadání.

Součástí práce je také pravidelná písemná i ústní komunikace v angličtině se zahraničními zákazníky a partnery a využívání digitálních nástrojů včetně AI pro efektivnější zpracování administrativy.

Koho hledáme?

• Máš rád/a rutinu a pravidelnost. Vyhovuje ti, když má práce svůj řád a jednotlivé úkoly se opakují.
• Jsi pečlivý/á a důsledný/á. Všímáš si detailů, kontroluješ správnost údajů a dotahuješ úkoly do konce.
• Vyhovují ti jasné postupy a pravidla. Rád/a pracuješ podle konkrétního zadání, šablon a zavedených procesů.
• Pracuješ zodpovědně a samostatně. Dokážeš si udržet přehled a zodpovědně zpracovávat svěřenou agendu.
• Hledáš dlouhodobou stabilní práci na zkrácený úvazek. Vyhovuje ti předvídatelná pracovní náplň a pravidelný pracovní režim.
• Máš zkušenosti s administrativou, evidencí dokumentů nebo obdobnou kancelářskou agendou.
• Máš výbornou znalost češtiny a dokážeš samostatně komunikovat v angličtině, písemně i ústně (B2).
• Ovládáš MS Office 365, především Excel, Word, Teams a Outlook.
• Máš dobrý vztah k práci s počítačem a jsi ochotný/á používat AI nástroje pro každodenní administrativní úkoly.
• Výhodou je zkušenost s prostředím Mac a systémem Pipedrive.

Jaká práce tě u nás čeká?
Většina agendy je pravidelná a opakuje se v denních, týdenních nebo měsíčních intervalech. Budeš pracovat s konkrétními zadáními, existujícími dokumenty, tabulkami a zavedenými postupy.

Důležitá je pro nás přesnost, spolehlivost, důslednost a schopnost dlouhodobě udržovat svěřenou agendu v pořádku.

Tato pozice je vhodná pro člověka, kterému vyhovuje soustředěná administrativní práce a který ocení stabilitu, jasná očekávání a předvídatelný pracovní režim.

Co nabízíme?

• Práci na zkrácený úvazek (part-time) s předem domluveným pravidelným pracovním režimem.
• Dlouhodobou spolupráci ve stabilní české společnosti.
• Jasně vymezenou pracovní náplň a zavedené administrativní postupy.
• Příjemné kancelářské prostředí na Praze 4.
• Zaškolení do firemních systémů a pracovních postupů.
• Odpovídající finanční ohodnocení.
• 13. plat jako odměnu navázanou na firemní růst.
• 5 týdnů dovolené a 3 sick days.
• Příspěvek na stravování.
• Kvalitní pracovní vybavení – MacBook a telefon.
• Zaujala tě tato pozice?

Pokud máš rád/a pořádek, vyhovuje ti pravidelná administrativa a hledáš stabilní práci na zkrácený úvazek, rádi se s tebou seznámíme.

Pošli nám svůj životopis na hr(tečka)backoffice "zavináč" kontrolka(tečka)cz a krátce napiš, jaké máš zkušenosti s administrativní prací a co ti na tomto typu práce vyhovuje.