FLD:Projektový administrátor – junior

Pracovní nabídka

Děkan Fakulty lesnické a dřevařské České zemědělské univerzity v Praze vypisuje výběrové řízení na obsazení místa:

Projektový administrátor – junior ( m/ž)

Pro Fakultu lesnickou a dřevařskou hledáme juniorního projektového administrátora, který bude mít na starosti administrativu Forest lnvasion Synthesis centra v Praze (FISC) a administrativní podporu dalších projektů fakulty. Úkolem administrátora bude zejména:

• Poskytovat administrativní podporu členům týmu.
• Zajistit agendu mobilit (příjezdů/výjezdů) expertů, včetně komunikace s nimi před cestou / po cestě, vyúčtování cestovních nákladů, nákupů, rezervací, přístupů do prostor a k IT infrastruktuře.
• Podílet se na interní a externí komunikaci.
• Zajišťovat organizační podporu při projektových akcích, jako jsou workshopy, školení, konference nebo výzkumná setkání.
• Spravovat administraci objednávek a drobných nákupů podle interních pravidel fakulty; evidenci faktur a zajistit podpora při základní kontrole čerpání rozpočtu.
• Podílet se na přípravě podkladů pro monitorovací a finanční zprávy (sběr podkladů od řešitelů, kontrola formálních náležitostí, nahrávání do portálů poskytovatelů).
• Administrovat projektovou dokumentaci: šablony, zápisy z jednání, checklisty, archivace a struktura složek.
• Podílet se na celkovém zlepšování procesů prostřednictvím digitalizace a automatizace

Požadavky:

Kvalifikační předpokládaly

• Minimálně středoškolské vzdělání s relevantní praxí
• Předchozí praxe v administrativní nebo projektové podpoře, ideálně v akademickém či výzkumném prostředí výhodou
• Prokazatelná zkušenost s koordinací cest, mobility a logistiky (např. rezervace cest, vyúčtování nákladů, zajištění přístupu do prostor) výhodou
• Výborné komunikační dovednosti v češtině a angličtině (min . úroveň B2) v písemném i mluveném projevu

Klíčové dovednosti a kompetence

• Schopnost organizovat kalendáře, spravovat rezervace a zajišťovat schůzky pro interní i externí akce (např. workshopy, konference, školení)
• Zkušenost se zajišťováním nákupů a objednávek v souladu s interními předpisy instituce
• Schopnost připravovat formální e-maily, interní sdělení a základní komunikační materiály pro šíření informací o projektu
• Jistota v komunikaci s různorodými partnery, včetně zahraničních expertů Working Group, návštěvníků a spolupracujících organizací
• Znalost práce s MS Teams, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Základní znalost správy dat, standardů dokumentace a organizace souborů
• Znalost univerzitní administrativy a projektů financovaných z evropských programů výhodou

Osobnostní předpoklady

• Schopnost identifikovat problémy v administrativních procesech a navrhovat praktická zlepšení
• Aktivní přístup k budování spolupracujícího prostředí sdílením informací a pomocí ostatním podle potřeby
• Rychlá adaptace na měnící se priority a termíny v dynamickém výzkumném prostředí
• Vstřícné a otevřené vystupování

Nabízíme:

• Hrubá mzda: 32 000-37 000 Kč dle profilu kandidáta
• Zaměstnanecké benefity (např. příspěvek na stravování, Multisport, důchodové připojištění a další).
• 5 týdnů dovolené, 5 dnů osobního volna

Pracovní úvazek: 1,0. Nástup možný ihned.