Chief Executive Assistant

Job offer

Co Vás čeká

Hledáme samostatnou a velmi organizačně silnou kolegyni nebo kolegu na pozici asistentku generálního ředitele, který bude podporovat každodenní vnitřní chod firmy, držet pohromadě interní koordinaci napříč týmy a entitami a dohlížet na to, aby klíčové provozní, personální a podpůrné agendy fungovaly spolehlivě, včas a v návaznosti na potřeby společnosti.

• koordinace každodenního vnitřního chodu společnosti a dohled nad plněním provozních priorit
• řízení vnitřních návazností mezi kolegy, týmy a zahraničními pobočkami
• průběžná kontrola plnění úkolů, termínů a odpovědností
• převzetí vybraných personálních a organizačních agend včetně podpory zapracování nových zaměstnanců, smluvních návazností a vnitřní personální koordinace
• podpora vnitřního fungování společnosti v oblasti personální a provozní administrativy, pracovních postupů a firemních pravidel
• příprava vnitřních přehledů, podkladů a výstupů pro rozhodování vedení
• příprava podkladů pro obchod a rozvoj, zejména shromažďování informací, vyhledávání podkladů, uspořádání vstupů a zajištění navazujících kroků
• zajištění a kompletace podkladů pro prověřování budoucích zákazníků a dodavatelů před navázáním spolupráce
• dohled nad vnitřní dokumentací, pravidly a zaváděním schválených změn do praxe
• koordinace provozních a vnitřních návazností při spolupráci s dodavateli podle potřeb společnosti
• podpora obchodního procesu ve vnitřních návaznostech, zejména předávání klientů do dalšího zpracování a kontrola dotažení souvisejících kroků
• průběžné zlepšování pracovních postupů, způsobu spolupráce a organizace práce napříč společností
• samostatné řešení provozních situací a vyhodnocování toho, co je potřeba předložit k rozhodnutí a co je možné uzavřít bez dalšího zásahu
• podpora marketingové komunikace společnosti, zejména koordinace obsahu pro web, obchodní materiály, prezentace, newslettery a příspěvky na profesní sítě

Jaké znalosti a dovednosti byste měli mít

• zkušenost z obdobné pozice, například jako zástupce ředitele, asistentka nebo asistent ředitele, vedoucí provozu, vedoucí provozního oddělení nebo vedoucí podpory vedení
• schopnost samostatně řídit více oblastí současně a udržet pořádek v prioritách, termínech a odpovědnostech
• velmi dobré organizační a koordinační schopnosti
• schopnost dotahovat věci do konce a průběžně hlídat, že se domluvené skutečně stalo
• zkušenost s vnitřním řízením společnosti, nastavováním pracovních postupů nebo koordinací provozu
• dobrou orientaci v personální a provozní administrativě
• schopnost připravovat kvalitní podklady pro rozhodování vedení i pro obchodní jednání
• pečlivost při práci s dokumenty, vnitřními podklady a citlivými informacemi
• schopnost pracovat systematicky při shromažďování a kontrole podkladů pro prověřování zákazníků, dodavatelů a dalších obchodních partnerů před navázáním spolupráce
• schopnost komunikovat s kolegy, vedením i vnějšími partnery věcně, klidně a s přirozenou autoritou
• vysokou míru diskrétnosti, loajality, spolehlivosti a důvěryhodnosti
• schopnost rozlišovat mezi tím, co je potřeba samostatně vyřešit, a tím, co je vhodné předat k rozhodnutí
• jistotu při práci s kancelářskými nástroji a rychlou orientaci ve vnitřních systémech
• cit pro firemní komunikaci, obsah, obchodní prezentace nebo základní marketingovou koordinaci

Výhodou bude, pokud budete umět

• se orientovat ve fungování společnosti propojené s pobočkami a spolupracujícími kancelářemi v zahraničí
• koordinovat činnost zahraniční pobočky nebo mezinárodní provoz
• se orientovat v personalistice, zapracování nových zaměstnanců a vnitřní personální organizaci
• chápat návaznosti mezi obchodní činností a provozem
• připravovat podklady pro obchod, rozvoj společnosti nebo jednání vedení
• se orientovat v kontrole budoucích klientů a dodavatelů před navázáním spolupráce
• zavádět vnitřní pravidla, pracovní postupy a dokumentaci do praxe
• připravovat kvalitní přehledy pro vedení a věcně uspořádané podklady
• přirozeně propojovat vedení, provoz a ostatní kolegy
• chápat prostředí odborných služeb, poradenství nebo služeb pro firmy
• samostatně převzít odpovědnost za svěřenou agendu
• se alespoň rámcově orientovat v oblasti mezinárodního zdanění, vracení daně z přidané hodnoty nebo odborných služeb

Co vám můžeme nabídnout

• významnou a důvěryhodnou roli ve stabilní společnosti s přímým dopadem na její každodenní fungování
• samostatnou pozici s vysokou mírou odpovědnosti
• pestrou práci na pomezí vnitřního řízení, koordinace, personalistiky, provozu a podpory vedení
• možnost podílet se na každodenním fungování společnosti postaveném na dlouhodobě budovaných pravidlech a osvědčeném způsobu práce
• pracovní prostředí, ve kterém je vidět konkrétní výsledek práce a ve kterém dobře odvedená práce nezapadne
• prostor pro odborný i profesní růst ve výkonné roli
• finanční ohodnocení odpovídající zkušenostem, samostatnosti a převzaté odpovědnosti
• pohyblivou složku mzdy navázanou na kvalitu práce, převzatou odpovědnost nebo splnění domluvených cílů