Koordinátor backoffice – držíš tým v chodu, agendu pod kontrolou a firmu v rytmu

Job offer

Máš za sebou zkušenost s vedením lidí nebo řízením kanceláře a chceš to posunout dál? Nechceš jen koukat, jak věci vznikají kolem tebe – ale být u toho, řídit je a zároveň sám něco tvořit? Potom nabízíme příležitost na zkrácený úvazek 30 hodin týdně právě Tobě.

Hledáme někoho, kdo umí propojit dvě role:
vést tým a zároveň držet vlastní agendu. Člověka, který ví, co je to CRM, nenechá se zaskočit tabulkou, umí se podívat na proces a říct: „Tady to drhne, pojďme to udělat líp.“ Zároveň je parťákem svému týmu, umí poradit, pomoct, přidat ruku k dílu, zastoupit.

Jsme Segurico - společnost, co jiným firmám pomáhá podchytit oblast bezpečnosti práce, požární ochranu a další navazující povinnosti. Víc se dozvíš na našem webu, kam se koukni ještě před tím, než nám odpovíš na inzerát.

Kancelář v Seguricu zajišťuje každodenní provoz firmy – výplaty, onboarding, smlouvy, HR agendu, interní systémy i běžnou administrativu. Jak rosteme, přibývá úkolů, lidí i procesů, a tak musíme neustále ladit, jak dělat věci jednodušeji, rychleji a chytřeji. Zavádíme nové systémy, upravujeme postupy a hledáme způsoby, jak zvládat víc práce bez ztráty kvality.

A právě tady nastupuje náš backoffice koordinátor – člověk, který drží celý mechanismus pohromadě. Jako dirigent v orchestru ladí rytmus jednotlivých sekcí, aby z nich nevznikl hluk, ale souhra. Má přehled o lidech, termínech i detailech, sám hraje důležité party a včas pozná, kde něco neladí. Udržuje kancelář v běhu, pečuje o procesy i lidi, a pomáhá Seguricu růst tak, aby všechno dál šlapalo jako švýcarské hodinky.

Co u nás budeš dělat:

Spolupracovat s manažerem provozu
Jsi jeho pravou rukou. Pomáháš mu dostat strategii do reality. Co rozhodnete, to překlápíš do konkrétních kroků a dohlížíš, že se to fakt děje.

Řídit vlastní agendu (HR, mzdy a provoz)
Od přípravy podkladů pro mzdy, HR administrativy, evidence smluv, nástupů i zaškolení přes správu malého vozového parku až po nákup tonerů do tiskárny. Máš vlastní odpovědnost, nejen dohled. Směny, dovolené, výpadky, záskoky – tvůj revír, co má mít systém. Díky tobě má každý co dělat, ale nikdo není přetížený. Sleduješ kapacity a plánuješ dopředu, ne když už hoří.

Vlastní administrativu
Když je potřeba něco zadat, zkontrolovat nebo připravit, nečekáš jen, že to někdo udělá za Tebe. Umíš zabrat, když je potřeba.

Koordinovat menší tým backoffice
Dohlédneš, kdo co dělá, co se kde zadrhlo, a komu co přidělit. Pomáháš lidem dotahovat agendy, zajišťuješ plynulý provoz. Pomáháš, ptáš se, dáváš zpětnou vazbu. Rozumíš agendě svých lidí a když přijde nenadálá situace, dokážeš i zaskočit. Zajišťuješ, že si backoffice rozumí s obchodem, realizací, ICT i HR. Hlídáš předávání podkladů a informací napříč firmou.

Udržovat systém a data
Sleduješ výstupy v CRM, zadáváš data, reportuješ, nastavuješ. Víš, že co není v systému, jako by nebylo – a taky víš, že co v něm být nemá, tam být nemá.

Zlepšovat, zjednodušovat
Nehledáme jen udržovače. Chceme někoho, kdo umí klást otázku: „A proč?“ a nebojí se říct „Tohle je zbytečně složité.“ Člověka, co umí zařídit, jak dělat věci rychleji, přesněji, chytřeji. Pomáháš ladit procesy tak, aby firma jen nešustila papíry, ale fungovala.

Ozvi se nám, pokud:

• Jsi dotahovač, který nerad vidí rozdělanou agendu viset jen tak ve vzduchu.
• Máš zkušenost s provozem menší/střední firmy a baví Tě systém, který funguje jako živý organismus – přesně, ale pružně. Žádný neřízený chaos ani korporátní kostlivec.
• Neosypeš se hned kopřivkou, když se úkoly občas nahromadí. Umíš určit priority a práci dobře rozplánovat.
• Jsi kamarád s technologiemi a zvládáš kupecké počty.
• Umíš si proaktivně hledat práci a tu si i odřídit. Nečekáš, až tě někdo zaúkoluje.
• Jsi přirozeně empatický člověk a umíš řešit i nelehké situace.
• Dokážeš udržet řád, ale změny Tě nerozhodí, protože v nich umíš vidět příležitost k růstu.

Co nabízíme:

• Zkrácený úvazek na 6 hodin denně od pondělí do pátku v kanceláři v centru Brna.
• Možnost profesně růst, realizovat se, mít dopad. Budem vnímat Tvoje nápady a bavit se s Tebou jako s dospělým člověkem. Budem Tě brát vážně, i když si z Tebe občas uděláme srandu :-)
• Práci, kde Ti dáme nahlédnout do širšího kontextu a kde Tě budeme motivovat nezakrnět, ale myslet o dva kroky dál.
• Odměnu, která ti dá jistotu a zároveň i ocení Tvoji snahu.
• Možnost využít Multisport kartu, stravenkovou nebo benefitní kartu.
• Občasný home office, když se předem domluvíme.
• Kulturu firmy, kde se k sobě chováme přátelsky, férově a lidsky. Upřímnost a otevřenost. Prostředí, kde zpětná vazba proudí všemi směry, kde budeš vědět na čem jsi a kde i vedení skutečně zajímá, co si doopravdy myslíš a jak se u toho cítíš.
• Vzdělávání a koučink, protože víme, že firma roste jen tak rychle, jako lidé, co jí utvářejí.

V případě zájmu nám, prosím, pošli Tvůj strukturovaný životopis společně s krátkým průvodním dopisem. Zajímá nás, co Tě na pozici zaujalo a proč bychom si měli vybrat zrovna Tebe. Těšíme se!