Výkonná asistentka

Náplň práce:

• Vedení agendy, organizování schůzek výkonné ředitelky
• Zajišťování služebních cest, letenek, ubytování, vyúčtování služebních cest
• Vyřizování emailové korespondence, odpovědi na dopisy, administrace příchozí a odchozí pošty
• Vedení databáze smluv a interních předpisů
• Zajišťování školení pro zaměstnance + zajištění revize elektro zařízení
• Vedení databáze časopisu PLYN a TPG
• Rozesílka vydávaných tištěných technických dokumentů na členské firmy ČPS
• Korektury interních a externích odchozích dokumentů a podkladů
• Zápisy ze schůzek vedení
• Vyřizování telefonických hovorů
• Vyzvedávání návštěv, zajištění občerstvení pro návštěvy a další schůzky, rezervace a správa zasedacích místností
• Správa a zajištění údržby služebního vozidla
• Objednávky servisu kancelářské techniky, kancelářských potřeb, IT položek, vizitek aj.
• Příprava podkladů na jednání
• Schvalování faktur a objednávek, evidence faktur v účetním systému
• Inventura drobného majetku a majetku
• Zodpovědnost za administrativu a bezproblémový chod ČPS a podpůrných procesů
• Jednání s dodavateli služeb
• Správa datové schránky
• Správa registru smluv

Požadavky:

• Organizační schopnosti
• Velký důraz na pečlivost, důslednost a přesnost
• Komunikativnost
• Týmový hráč
• Schopnost jednat asertivně i v zátěžových situacích
• Chuť inovovat procesy a chodit s nápady na zefektivnění chodu organizace
• Velmi důležitý je pozitivní přístup k práci (nevidět problémy a překážky, ale naopak hledat řešení, nápady)
• Výborná znalost českého jazyka/pravopisu
• Prokazatelné zkušenosti s organizováním akcí (např. v rámci školy) jsou velkým pozitivem
• Uživatelská znalost práce na PC (MS Office, Excel, Word, MS Teams, Planner)
• Jazyk: angličtina na výborné úrovni

Nabízíme:

• Zajímavou a různorodou práci v mladém dynamickém kolektivu
• Pružná pracovní doba
• 5 týdnů dovolené
• 3 dny zdravotního volna
• Zaměstnanecké benefity (příspěvek na životní pojištění, sociální fond, příspěvek na stravné ve výši 100 Kč a další)

NÁSTUP MOŽNÝ IHNED!