Dobrý den!

Vítejte v Employment Express. Děkujeme Vám za Váš zájem o tuto pozici.

Níže uvedenou pozici obsazujeme pro jednoho z našich významných klientů.

V případě, že splňujete požadavky, budeme rádi, když o následující pozici zažádáte. Můžete si být jisti, že se Vám dostane přátelských a profesionálních služeb, stejně tak jako rady pro Vaši budoucí kariéru.

Office Manager - farmaceutická společnost

Pro našeho klienta, farmaceutickou společnost zaměřenou na zdraví zvířat, vyhlašujeme výběrové řízení na pozici Senior Admin Officer / Specialista interní komunikace. Pozice v základu odpovídá pozici Office Managera, ale vzhledem k tomu, že naprostá většina kolegů pracuje z domova, určitým způsobem byla pozice transformována i na podpůrnou část generálního ředitele.

Cílem pozice je

  • organizační a administrativní podpora generálního ředitele,
  • provozní podpora kanceláře ve smyslu office managementu,
  • zajištění efektivní komunikace provozních a organizačních záležitostí směrem k týmu, který svou práci vykonává z velké části mimo oficiální kanceláře firmy.

Náplň práce:

Administrativní část:

  • Správa kontraktů a objednávek v prostředí SAP Ariba (založení požadavku na smlouvu, úprava smlouvy na základě připomínek smluvních stran, revidování a tvorba dodatků, ukončení smluv, atd.)
  • Komunikace s dodavateli ohledně DDQ (due diligence questionnaire), dohled nad dodržováním interních pravidel s dodavateli a sounáležitost při interním auditu v rámci Compliance
  • Kontrola zaslaných a zaplacených faktur, komunikace s finančním oddelením
  • Organizace interních a externích meetingů ředitele a leadership týmu (toto zahrnuje přípravu agendy, koordinaci eventů a VIP návštěv, aktivní poskytnutí všech potřebných informací generálnímu řediteli, sběr dat a dokumentace potřebných pro jednání)
  • Účast na těchto jednáních, příprava zápisů z jednání, následná kontrola plnění úkolů stanovených v rámci jednání.
  • Správa a dohled nad dodržováním termínů členů managementu a týmu
  • Zodpovědnost za nákup kancelářských potřeb a vybavení kanceláře
  • Spolupráce na externí reprezentaci generálního ředitele (podpora v rámci členství v odborných asociacích, organizační podpora při konferencích, veřejných vystoupeních, atd.)
  • Zajištění služebních cest
  • Koordinace příchozí a odchozí pošty, zajištění plynulého toku dokumentů, archivace dokumentů

Interní komunikace:

  • Plánování, tvorba a úprava relevantního obsahu v rámci interní komunikace (intranet, interní oznámení) s cílem plně informovat všechny kolegy o dění ve firmě a s cílem zaujmout jejich pozornost
  • Tvorba a aktualizace eventů v celofiremním kalendáři
  • Tvorba interního newsletteru, komunikace a spolupráce s členy týmu ohledně obsahu

Pro pozici je potřeba:

  • Výborná znalost anglického jazyka na úrovni B2/C1
  • Znalost MS Word, Excel, Teams
  • Velkou výhodou je znalost práce v Concur, E-flex, Ariba
  • Pozitivní přístup k práci i k životu, zaměření na detail, strukturované uvažování

Nabízíme:

  • Pět týdnů dovolené
  • 4 dny flexi days
  • Stravenky
  • Kafeterie výhod
  • Soukromá lékařská péče
  • Kupón MHD
  • Roční bonusy

Informace o pozici

Společnost
Employment Express, s.r.o.
Adresa
Praha
Požadované vzdělání: Bakalářské
Požadované jazyky: Angličtina (Pokročilá), Čeština (Výborná)
Benefity: Bonusy/prémie, Mobilní telefon, Notebook, Flexibilní začátek/konec pracovní doby, Příspěvek na dopravu, Stravenky/příspěvek na stravování, Dovolená 5 týdnů, Kafetérie, Zdravotní volno/sickdays, Možnost občasné práce z domova, Firemní akce, Práce převážně z domova, Rozjezd zcela nového projektu
Zařazeno: Administrativa, Ekonomika a podnikové finance, Marketing, Asistent/asistentka, Marketingová komunikace, Odborný asistent, Office Manager
Typ pracovního poměru
Typ pracovního poměru: Práce na plný úvazek
Délka pracovního poměru
Délka pracovního poměru: Na dobu neurčitou
Typ smluvního vztahu
Typ smluvního vztahu: pracovní smlouva
Zadavatel: Personální agentura